5 tips hoe jouw volgende IT-project NIET mislukt

IT-projecten zijn complex, waardoor ze vaak langer duren dan gepland en meer kosten dan begroot. Laat jouw IT-project niet mislukken! Door onze jarenlange ervaring weten wij wat er nodig is om een IT-project te laten slagen. Met deze tips gaat jou dat ook lukken. 

#1: Zorg voor goede (bege)leiding

Je bent projectmanager, maar ook leider. Dit houdt in dat je niet alleen duidelijke afspraken maakt, maar er ook voor zorgt dat deze afspraken worden nagekomen en dat het team optimaal presteert. Haal het beste uit iedereen, op het juiste tijdstip. Om dit te kunnen doen, is goede voorbereiding nodig. Wat zijn de verwachtingen en hoe kun je die helder managen? Wat gebeurt er in elke stap? Een goede leider zorgt ook voor correcte opvolging van procedures. Volg de procedures zo veel mogelijk om overzicht te kunnen behouden.

#2: Informeer helder en maak een goede taakverdeling

Aansluitend op het vorige punt: zorg ervoor dat het team helder geïnformeerd is. Zelf doen wij altijd een kick-off met het team voorafgaand aan de start van het project. Hierin leggen wij uit wat er gaat gebeuren, hoe en wat ieders rol is. Een IT-project brengt namelijk forse veranderingen met zich mee en de klant moet op de hoogte zijn van ALLE vorderingen. Tussentijds zijn zulke overzichtsmomenten dus ook nodig. Zo zorg je ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan.

#3: Stel heldere doelen

Zorg ervoor dat jouw project heldere doelen heeft met duidelijke deliverables. Een deliverable is een tastbaar doel wat in het plan van aanpak staat en binnen de scope van het project past. Denk aan de oplevering van een nieuw telefonieplatform of een succesvolle migratie naar Microsoft Teams. Duidelijke doelen en deliverables zijn nodig om te weten wat de bedoeling is om nét die extra stap te kunnen zetten. Ook is dan meteen duidelijk waarom je het doet. Werk je samen aan een doel, dan is succes dichtbij. Breek je doelen altijd op in kleinere, hapklare doelen die je gemakkelijk kunt voltooien. Is een doel nog te groot? Breek het nog een keer op.

#4: Schaaf het project bij waar nodig

Het kan voorkomen dat er iets verandert binnen het project. Het is belangrijk dat je daar goed op in speelt. Inventariseer wat er nodig is en stel op basis daarvan een ‘meerwerk’-offerte op. Na goedkeuring van de klant schaaf je het project  bij. Stel de stappen, doelen, deliverables en tijdspaden opnieuw in. Die flexibiliteit is nodig om een goede uitkomst van het project te kunnen garanderen.

#5: Meet je prestaties

Het is zó simpel dat wij het bijna zouden vergeten te noemen, maar onze laatste tip om jouw IT-project te laten slagen: meet je prestaties. En dan niet alleen door te kijken naar je stappen, tijdspaden, doelen en daarbij horende deliverables. Het gaat erom wat de klant vindt. Krijg je een 10? Zo nee, wat had je dan moeten doen om dat wél te krijgen? Oftewel: hoe krijg je de volgende keer wél die 10? Die informatie is ontzettend waardevol omdat het je vertelt hoe jij kunt verbeteren. Zorg dus dat iedereen weet hoe je achteraf door de klant wordt beoordeeld. Het doel is niet om je best te doen; het doel is om een 10 van de klant te halen! Wil je weten hoe wij dit doen? Lees dan onze volgende blog: ‘Een 10 van de klant, hoe gaan wij dat bereiken?

Dit is zo ongeveer hoe wij ervoor zorgen dat IT-projecten niet mislukken en echt een succes worden. Heb jij een IT-project in gedachten of ben je toe aan een migratie? Neem dan even contact met ons op en wij bespreken jouw project onder het genot van een (digitaal) kopje koffie.

Veelgestelde vragen over Project en Migratie

Staat jouw vraag er niet tussen? 1 mailtje of 1 telefoontje is genoeg om hem beantwoord te krijgen. 010-2121806 | info@limenetworks.nl

Als IT niet goed genoeg aansluit bij de doelen die jij bij je organisatie stelt dan is het tijd voor een migratie. Soms is dat lastig te zien en heb je kennis nodig van IT en van je bedrijf. Hier gaan wij samen over in gesprek zodat wij IT laten aansluiten op prestaties, processen en bedrijfsdoelstellingen.

Wij mogen alles migreren maar doen wij dit ook? Uiteraard migereren wij alleen zaken waar wij ervaring mee hebben en die bij ons bekend zijn. Speciale wensen zijn er altijd en daar helpen wij je bij. Kunnen of mogen wij onderdelen van het project of de migratie niet zelf doen, dan werken wij samen met jou en/of andere leveranciers. Het doel is om jouw (complexe) IT simpel te maken zodat het voor jouw bedrijf gewoon werkt. In de inventarisatie en plan van aanpak-fase maken wij hier heldere, concrete afspraken over.

Omdat wij bij Lime Networks verfrissend zijn in de aanpak, voorbereiding, uitvoer van projecten en migraties. Zo leverden wij de afgelopen 3 jaar 100% van de projecten succesvol op. Sterker nog: wij krijgen een 8,4 van de klant als eindcijfer. Door het maken van duidelijke afspraken in een helder projectplan gaat het gewoon niet mis.

Soms zijn er mutaties in IT-systemen. Denk hierbij aan een verplaatsing, een revisie, een refactor, een vervanging of een herinstallatie. Vaak een combinatie van systemen en mutaties.

Denk aan een nieuwe server of het verplaatsen van servers op kantoor naar de cloud. Maar ook als je een nieuw product gaat gebruiken zoals Microsoft Teams of een nieuw CRM systeem. Soms helpen wij enkel met een stukje IT, soms helpen wij met opleidingen of trainingen en soms nemen wij alle zorgen op ons van A tot Z.

Heb je wensen of vragen over wat je allemaal zelf kunt doen omdat je bijvoorbeeld IT-personeel in dienst hebt of iemand die kan helpen? Bespreek dit met je accountmanager. Graag nemen wij alle zorgen van het project bij je uit handen, maar wij werken ook samen met jouw IT-afdeling of ander personeel die kan helpen.

De projectleider bij Lime Networks is jouw aanspreekpunt. Eventueel kan een engineer die in de buurt is je boodschap overbrengen. Soms is het ook handig om de IT-verantwoordelijke binnen jouw bedrijf in te lichten over belangrijke zaken binnen een IT-project. Zo verloopt de communicatie efficiënt en zijn mogelijke acties snel gedaan.

Jazeker. Wij hebben ruime ervaring met Azure, bijvoorbeeld in de opslag, servers, SQL, virtuele netwerken, WVD en alle beveiliging, automation of veilige toegang tot je gegevens. Bijvoorbeeld een RemoteApp server in Azure. Hierop staan al je applicaties die nog niet in de cloud staan of kunnen staan veilig en makkelijk zelfs buiten kantoor terwijl jij ze overal kunt gebruiken.  Wij leggen je graag uit hoe de cloud ook werkt voor jou.

In het project houden wij rekening met de beschikbaarheid, de toegang en de rechten tot jouw data zoals afgesproken in het plan van aanpak. Ook laten wij zien waar migratiedata staat en hoe wij de vernietiging van gegevens regelen. Voor de verwerking van alle data en persoonsgebonden gegevens hebben wij een overeenkomst die in detail weergeeft wat de afspraken zijn. Onze ISO certificering geeft aan dat wij voor deze procedures een ISMS (Information Security Management System) in orde hebben, zodat dit goed functioneert en gecontroleerd is. Een ISMS geeft aan hoe wij met informatiebeveiliging omgaan. Dat heeft dus ook betrekking op jou en jouw data die wij voor je verwerken binnen de GDPR.

Ons uurtarief is gekoppeld aan het onderhoudscontract wat je met ons hebt. Wij willen vaste klanten belonen met een laag uurtarief. Dit uurtarief geldt ook voor projecten.

Ja. Wij hebben een vast uurtarief en onze offertes zijn fixed price. Met een plan van aanpak omschrijven wij helder wat wij gaan doen en wat de impact is voor de klant. Oftewel: een gedegen inventarisatie met als resultaat een stappenplan met een vaste prijs. Soms zijn zaken niet voorafgaand aan het project te voorspellen. Het plan van aanpak geeft na een inventarisatie en overleg een accurate inschatting van de beoogde werkzaamheden. Wij houden je tijdens het project perfect op de hoogte.

Een project met een IT-component is vaak een IT-project. Er zijn nogal wat manieren voor om ernaar te kijken (check deze website maar eens…: https://exin.vanharen.net/blog/wat-is-een-project-met-een-it-component/). Bij Lime Networks is een IT-project een verandering (change) waar de IT een onderdeel van is. Dit vindt plaats bij onze klanten en vereist tevens onze hulp. IT is vaak maar een klein onderdeel; soms zijn wij betrokken bij het geheel met bijvoorbeeld trainingen, adviseren bij veranderingen en doelstellingen. En soms zijn het voor ons enkel technische/IT-werkzaamheden. Hoe dan ook vinden wij bij Lime Networks dat je hier afspraken moet volgen, er goed over moet communiceren en het resultaat behaalt dat je vooraf afspreekt.

De kosten voor jouw project zijn vrijwel altijd op basis van fixed price en beschreven in het plan van aanpak. Mogelijke extra wensen en/of eisen kunnen alleen doorgegeven en goedgekeurd worden door het aanspreekpunt van jouw bedrijf. Enige extra kosten worden in een ‘meerwerk’-offerte goedgekeurd vóórdat ze uitvoerig worden besproken. Zo kunnen de kosten van jouw project niet uit de bocht vliegen.

Tijdens een project kunnen eisen of wensen veranderen. In jouw bedrijf is er één iemand ons contactpersoon voor het project. Deze neemt contact op met de projectleider en die zorgt ervoor dat jouw wijziging goed wordt verwerk, zo mogelijk met een ‘meerwerk’-offerte.

Als alle stappen uit het plan van aanpak zijn afgerond in de project administratie dan vragen wij jou of je het hier mee eens bent en alles is afgerond. Als jij akkoord gaat is het project pas afgerond.

Het plan van aanpak bevat een duidelijke omschrijving van wat wij gaan doen, hoe lang dit duurt en wat de impact is op jou, je werk en het bedrijf.

Met een voorstel maken wij een offerte voor een project en een plan van aanpak. Bij een plan van aanpak gaan wij secuur inventariseren en alle werkzaamheden in detail uitschrijven. Bij overeenstemming op dit plan van aanpak is duidelijk dat het project vastligt en de offerte voor het project ook. Zo is vooraf aan het project duidelijk wat de kosten zijn voor hardware, licenties, arbeid en mogelijke onderhoudscontracten.

Tuurlijk, wij begrijpen dat eisen of wensen kunnen veranderen tijdens een project. In jouw bedrijf is er één iemand ons contactpersoon voor het project. Deze neemt contact op met de projectleider en die zorgt ervoor dat jouw wijziging goed wordt verwerkt, zo mogelijk met een ‘meerwerk’-offerte.

Ja, met een makkelijk stappenplan zetten wij je in één keer over op Teams. Zo kun je snel starten met Modern Werken en gaat je personeel beter presteren. Of je nu werkt op het Google cloud platform, op een server op kantoor of veel werkt met externen, voor ons is het gesneden koek! Belangrijk hierin is jouw personeel. De techniek is niet eens de helft van het verhaal, het draait erom hoe jij ermee kunt werken. Het blijft mensenwerk. Wij helpen je hierbij met tips, tricks, presentaties en handleidingen. Met onze helpdesk ernaast kun je er altijd op vertrouwen dat iemand je helpt met vragen.

Zeker, wij laten je graag zien hoe jij maximaal profiteert van de cloud – hoe complex of simpel je IT-omgeving ook is. Wij geven je inzicht in efficiëntie, kosten en manier van werken zodat je klaar bent voor de toekomst en modern kan gaan werken. IT is complex, de cloud (soms) ook. Wij maken het simpel voor je door het inzichtelijk te maken en je mee te nemen naar een werkende oplossing.

Jazeker. Het maakt niet uit of je nu werkt op een server, een cloud dienst, lokaal of via een mailserver. Wij kunnen al jouw data, e-mail en instellingen migreren naar Office 365. Zo kunnen wij jou en jouw collega’s meenemen in het efficiënt gebruiken van de nieuwe omgeving met Modern Werken.

Bij elk project mag de klant ons een cijfer tussen de 1 en de 10 geven. Hier dus het gemiddelde van om het zo eerlijk mogelijk weer te geven.

Na afronding van het project stellen wij je 10 vragen over de planning en het verloop van het project (meerkeuze vragen). Daarnaast kun je ons een cijfer en een reactie geven hoe wij jou het volgende project nóg beter van dienst kunnen zijn. Wij willen een 10 van de klant. Dat halen wij nu nog niet, maar daar willen wij wel heen.

Ja, alle stappen worden uitgebreid overgezet in de project administratie. Ze worden aangestuurd door de projectleider. Pas bij afsluiting van alle stappen en confirmatie van de klant sluiten wij het project. De administratie hiervan is op aanvraag beschikbaar.

Dat ligt sterk aan de werkzaamheden en aan wat de klant precies wil. De weg van een initieel voorstel naar een plan van aanpak kan al binnen een week plaatsvinden. Het schrijven van een plan van aanpak duurt vaak ook niet meer dan een week. De planning of snelheid van het project wordt afgestemd met de klant. Dus of je nou juist vlot aan de slag wilt of dat je het graag stap voor stap en met uitvoerig overleg wilt, jij bepaalt dit als klant. Wij geven jou steeds het beste advies met de ervaring van 100+ projecten, zodat je goed geïnformeerd bent.

In het plan van aanpak gaan wij hier dieper op in en zorgen wij dat persoonsgebonden gegevens veilig zijn en blijven. Tevens maken wij inzichtelijk wat er met jouw gegevens gebeurt tijdens en na de migratie.

Wij streven er altijd naar om een fixed price af te geven voor een project. Zo weet iedereen waar ie aan toe is en zijn de afspraken helder. Veranderen er zaken tijdens een project? Dan is er sprake van overleg en een additionele ‘meerwerk’-offerte. Soms zijn zaken niet voorafgaand aan het project te voorspellen. Het plan van aanpak geeft na een inventarisatie en overleg een accurate inschatting van de beoogde werkzaamheden. Mocht deze inschatting niet correct zijn, dan is er overleg tijdens het project zodat niemand voor verrassingen staat.

Dat ligt aan de klant. Wij nemen al je zorgen uit handen en regelen alles van A tot Z. Soms heb je intern personeel of externen die een gedeelte voor hun rekening nemen. Belangrijk is dat professionals weten waar ze mee bezig zijn om het project succesvol af te ronden.

Ja, het heeft een begin en einde en een eenmalig karakter. Een project kan wel een start zijn van een langdurige samenwerking met onderhoudscontracten, welke wel maandelijks zijn.

Een subcategorie van projecten, waarbij er een mutatie is aan een component of een geheel IT-systeem wordt vervangen.