Werken in de cloud is veel makkelijker, veiliger en goedkoper dan een server. In de vorige blogpost legden we uit wat clouddiensten zijn. We snappen als je nog wat vragen hebt. Hoe werkt het dan als je geen (goede) internetverbinding hebt? Is het wel veilig? Maar werken in de cloud biedt hartstikke veel voordelen! In de notendop maken clouddiensten het mogelijk om software en bestanden online op te slaan, in plaats van op je lokale server. De volgende stap is werken in de cloud! Een makkelijke en toegankelijke manier om hiermee te beginnen is Microsoft Teams.

Waarom zou je in de cloud gaan werken?

Een server is minder handig, efficiënt en veilig dan werken in de cloud. Een server heeft bijvoorbeeld regelmatig preventief onderhoud nodig en moet altijd voorzien worden van de laatste update. En wat denk je van back-ups? Je hebt dus ook een back-up dienst nodig. Hier komt weer garantie bij kijken, want stel dat er iets misgaat… Dan ben je ook nog eens heel wat tijd kwijt en kan je wel een dagje lang zonder je bestanden en software? Heb je wel een goed onderhoudscontract? Hardware, software, installeren, onderhouden… daar komen overal kosten bij kijken en dat kan beter! Een cloudoplossing kan al deze zorgen wegnemen, zodat je ongestoord je ding kunt doen.

De functionaliteiten van Microsoft Teams

Microsoft Teams is onderdeel van Office 365, Microsoft’s oplossing waarmee je perfect in de cloud kunt werken’. Wat kun je hier nu precies mee? De mogelijkheden zijn eindeloos, maar we belichten hier de belangrijkste functies van Microsoft Teams.

  • Communiceren: je kunt chatten, audiobellen of videobellen met je collega’s of externen. Veel handiger dan mail! Het fijne aan Microsoft Teams is dat je in verschillende teams en kanalen kunt werken. Wie bekend is met Slack, zal veel overeenkomsten zien. Zo kun je in verschillende Teams werken, zoals “boekhouding”. Hierin heb je weer verschillende kanalen, zoals “inkoop”, “verkoop”, “boekhouding”, “rapportages”, enzovoorts.
  • Synchronisatie met OneDrive: wat wil iedereen eten voor de lunch? De geprinte formuliertjes die het kantoor rondgaan zijn verleden tijd. In OneDrive werk je real-time samen, wat betekent dat iedereen er tegelijkertijd in kan werken en alles meteen wordt gesynchroniseerd. Je ziet live welke wijzigingen er worden gemaakt. Je kunt ook offline in documenten werken (bijvoorbeeld in de trein) en zodra je internet hebt, wordt het document dan ge-update.
  • Gemeenschappelijke documenten: geen documenten meer op de server, alles staat in de cloud. Hierdoor zijn alle documenten van het bedrijf overzichtelijk bij elkaar. Geen dubbele versies of “ik kan hier niet bij, ik heb geen toegang”.

Business of enterprise?

Er zijn twee abonnementskeuzes, namelijk zakelijk (business) of grootzakelijk (enterprise). Wat is het verschil?

  • Terminal server: werk je met een terminal server? Dan heb je de enterprise versie nodig. Een terminal server is eigenlijk een hele zware computer waar meerdere personen gelijktijdig op werken. Zo hoeven alle computers niet afzonderlijk geïnstalleerd te worden.
  • Compliance center: alleen bij de enterprise versie heb je de mogelijkheid tot een compliance center. Hierin is alle regelgeving van AVG vastgelegd en kun je zien wie er lid is van welk team. Je kunt zo zien welke gegevens er gewijzigd zijn of welke gegevens gedeeld worden.
  • Retentie: retentie beschrijft de mate waarin je terug kunt naar een punt in het verleden. Op het gebied van data gaat dit om documenten die je hebt weggegooid maar toch nog nodig hebt. Wij kunnen het nog tot 90 dagen voor je terughalen. Maar na die 3 maanden zijn je documenten verloren. Althans, bij de zakelijke versie. Bij de enterprise versie kun je je documenten nog tot 7 jaar terughalen; de minimale bewaartijd van documenten volgens de Nederlandse wet. Je kunt natuurlijk ook een back-up programma gebruiken, maar dit heeft niet de voorkeur vanwege de prijs, veiligheid en efficiëntie.

Ben je klaar om in de cloud te werken? Vraag een online demo aan

Er zijn nog meer verschillen, daar kunnen we je altijd over informeren. Hopelijk begrijp je nu iets meer over werken in de cloud. Het blijft lastig maar bij Lime Networks maken we het simpel voor je. Heb je nog vragen over Microsoft Teams, Office 365, werken in de cloud of gewoon over ons of IT? Mail ons op info@limenetworks.nl of bel 010-2121806.