Drie stappen om een superleuke, megafrisse en aangename telefoneerder te zijn

Hoe krachtig onze communicatie is wordt voor slechts 7% bepaald door wat wij zeggen. Wij denken vaak dat onze woorden essentieel zijn, maar in de praktijk zijn er belangrijkere factoren. 55% wordt namelijk bepaald door onze lichaamstaal en 38% door onze stem.* En lichaamstaal is ook te horen in de stem, hoe gek het ook klinkt. Hoe zet je deze kennis in om sympathiek over te komen aan de telefoon?

Het begin van het gesprek: first impressions count

Wees meteen al aardig en verstaanbaar. De eerste indruk telt écht. Misschien zijn jouw eerste woorden aan de telefoon wel het allereerste contact van de beller met het bedrijf. De tips voor tijdens het gesprek gaan hier ook op.

Tijdens het gesprek: houding, toon en geduld

Jouw houding heeft écht invloed op de indruk die je bij de beller achterlaat. Zit rechtop en glimlach, mensen kunnen dat daadwerkelijk horen. Zit op het puntje van je stoel met een rechte rug en je armen relaxed. Als jij onderuitgezakt zit, naar boven kijkt en er eigenlijk echt geen zin in hebt, is dit merkbaar in jouw stem.

Je toon is van levensbelang als het neerkomt op telefonie. Articuleer goed zodat je goed verstaanbaar bent. Let op je intonatie en praat niet te snel. Dus niet: “Hllojuhspreekt metJapppervan Lemneworks” maar een nette “Hallo, je spreekt met Jasper van Lime Networks”. Er zijn geen exacte richtlijnen, vraag daarom feedback aan jouw collega of iemand anders in je directe omgeving om te weten of je het goed doet. Een andere tip: informeer bij de beller of je goed verstaanbaar bent, door simpelweg te vragen “Ben ik zo goed te horen?” wanneer je merkt dat iemand het lastig vindt om jou te verstaan en te begrijpen.

Neem de tijd en luister. Misschien is degene aan de telefoon gehaast, chagrijnig, gefrustreerd, onredelijk of op een andere manier een onprettige telefoonsgesprekpartner. Natuurlijk is dat vervelend, maar blijf aardig en toon begrip. Laat zien dat je het vervelend vindt. Luister aandachtig naar de beller en zorg ervoor dat hij/zij zich gehoord en begrepen voelt. Er is niks zo vervelend als je onbegrepen voelen aan de telefoon of de impressie krijgen dat je niet serieus genomen wordt! Herhaal dus wat de klant zegt en vat het probleem samen in je eigen woorden.

Het einde van het gesprek: begrip en persoonlijkheid

Misschien denk jij dat het probleem is opgelost, maar vind de klant dat ook? Dubbel-check dat. Dus niet: “Dan is het probleem nu opgelost, tot ziens!” maar “Heb ik hiermee jouw vraag beantwoord? Heb je nog andere vragen?” Moge duidelijk zijn dat de essentie van sympathiek overkomen aan de telefoon ‘m zit in de beller/klant het gevoel geven dat hij/zij gehoord en begrepen wordt.

Eindig altijd met een persoonlijke noot. Belangrijk hierin is om de beller aan te voelen. Bij sommige mensen kom je prima weg met een “doeidoei” en die stellen dat persoonlijke en informele juist op prijs. Andere mensen willen het juist informatief en formeel houden. Zorg er in elk geval voor dat je het gesprek niet eindigt met “Dag” maar maak het iets persoonlijker, zoals “Gezellige dag”, “ik wens je een fijne dag”, “werk ze vandaag” of “succes met [iets waar de beller mee bezig is, bijvoorbeeld een project waar hij/zij het over heeft gehad]”. Als wij een IT-probleem hebben opgelost, zeggen wij bijvoorbeeld wel eens gekscherend “ik hoop je niet snel te spreken” (omdat dat zou betekenen dat een probleem zou zijn en dat wensen we de klant natuurlijk niet). Maar heb je een superdrukke en professionele CEO aan de lijn, dan lacht die daar waarschijnlijk wat minder hard om dan jij. Luister dus goed om met een passende afsluiting te komen en onthoud: oefening baart kunst.

Pas je skills meteen toe als je nog vragen hebt!

Wil je meteen aan de slag met je versgeleerde skills én meer weten over de mogelijkheden van telefonie? Sla twee vliegen in één klap en bel ons op 010-2121806 met al je vragen over telefonie. Je kunt dan ook meteen checken hoe wij dat eigenlijk doen, sympathiek overkomen aan de telefoon. Wij hebben hieronder al een selectie gemaakt van de veelgestelde vragen over telefonie.

* bron: onderzoek van dr. Albert Mehrabian (Amerikaanse psycholoog)

Veelgestelde vragen over telefonie

Staat jouw vraag er niet tussen? 1 mailtje of 1 telefoontje is genoeg om hem beantwoord te krijgen. 010-2121806 | info@limenetworks.nl

Ja, kunnen wij allemaal. Of je nu voor je vaste telefonie en/of je mobiele telefonie abonnementen hebt, ook al heb je privé en zakelijk door elkaar, misschien zelfs bij verschillende leveranciers… Komt helemaal goed, wij helpen je met een zo gemakkelijk mogelijke transitie naar de beste oplossing.

Wij leveren alles zero-touch op om perfect te kunnen bellen, wat betekent dat je er meteen mee aan de slag kunt. Wil je precies weten hoe dat werkt? Stuur dan een e-mail aan verfrissend@limenetworks.nl of bel ons voor een afspraak op 010-2121806

Ja, dat kan zeker uitmaken. Onze vast/mobiel oplossing werkt via het zendnetwerk van de KPN. Onze cloudtelefonie oplossing ColigoGrid zorgt voor de verdere afhandeling van de gesprekken. Dit zorgt voor een modern en innovatief platform met de kwaliteit die je nodig hebt om perfect zakelijk te communiceren.

Met internet/VoIP is bellen vele malen ingewikkelder dan vroeger via de ISDN lijn. Naadloos je mobiel gebruiken zowel privé als in combinatie met je telefooncentrale moet efficiënt en simpel zijn. En heb je vragen of hulp nodig, dan wil je direct iemand spreken. Daarom kies voor Lime Networks. Het moet verfrissend zijn.

Communiceren gaat nog veel via de telefoon. De wereld waar wij nu in leven is sneller en communiceert op allerlei moderne manieren. Vooral de aandacht vasthouden is steeds lastiger. Je wilt dus overal goed bereikbaar zijn (op tijden wanneer jij dat wilt) en je wilt helder en eenvoudig makkelijk kunnen communiceren. Dus als je op kantoor zit moet dit perfect geregeld zijn.

Zit je op kantoor? Dan kun je je toestel van de stroom halen of een fabrieksreset geven. Alles werkt dan na een paar minuutjes weer als dat je gewend was. Reageert het toestel helemaal niet meer? Dan kun je ook op een andere werkplek gaan zitten en van jouw extensie bellen door even op dat toestel in te loggen. Zo simpel is het. Is je toestel echt stuk dan sturen wij een nieuwe op. Die werkt gelijk dus geen installatie ellende. Indien nodig prikken wij hem in je netwerk voor je als dat ook nog gewenst is.

Je betaalt voor een gebruiker van de telefooncentrale (vast en/of mobiel), voor je belminuten (of je koopt ze af) en als je wilt voor verfrissende service. Heb je dan vragen of wil je iets aangepast zien in de telefooncentrale, dan helpen wij je. Slimme engineers die weten wat ze moeten doen. Géén kastje naar de muur verhaal maar aardige mensen die je direct helpen.

Heel goed. Wij maken namelijk gebruik van het netwerk van de KPN zendmasten en hun netwerk internationaal. Dat zit dus wel snor. Het kan altijd verschillen per gebouw per provider. Maar KPN is gewoon goed! Heel goed.

Hier zijn diverse mogelijkheden voor, of jouw bedrijf nu uit 10 werknemers bestaat of uit 1000. Neem bijvoorbeeld de app op je desktop of de connectie naar je CRM systeem. Dat geeft veel inzicht. Heb je een kleine omgeving? Dan hebben wij een toestel met een groot scherm met knoppen waarmee je de beschikbaarheid en naam van je collega’s en/of afdelingen ziet. Behoefte aan meer? Dan hebben wij nog extra modules voor naast je telefoon met nog meer knoppen en lichtjes. Heb je behoefte aan écht veel knoppen (100+)? Dan hebben wij een applicatie op je pc waar je alles custom instelt en op een apart scherm op je pc jouw collega’s kunt zien en direct naar ze door kunt verbinden. Uiteraard kun je op je toestel of op je pc werken met een headset waarmee je handen vrijhoudt en ook minimaal 50 meter van je werkplek kunt weglopen. Ook kun je bijvoorbeeld met je smartphone jouw gesprekken aannemen als je even iets moet regelen. Het gesprek wat je voert kun je altijd doorzetten van/naar elk van je apparaten waar je mee belt.

Voicemail kennen wij allemaal en dat werkt bij ons net zo. Heb je een smartphone met iOS of Android dan kun je gebruik maken van de Reach app. Hierin kun je al je ingesproken voicemails zien, direct beluisteren en ook wissen en terug- of vooruitspoelen. Visueel vanaf je scherm zonder allerlei ingewikkelde menu’s met snelkeuzes die wij niet kunnen onthouden. Super handig.

Jazeker! Je bent ook niet gebonden aan een smartphone met twee simkaartsloten of bijvoorbeeld een E-SIM. Het werkt op een standaard simkaart. Jouw Nokia uit 1999 zal het dus ook nog doen!

Dit is handiger dan je nu denkt. In ieder geval hoef je niet met twee toestellen op pad. Je bent ook niet gebonden aan een smartphone met twee simkaartsloten of bijvoorbeeld een E-SIM. Het werkt op een standaard simkaart. Of je dus werkt met een Nokia8010 uit 2005 of de nieuwste iPhone. Het werkt altijd en overal, ook in het buitenland. De simkaart maakt verbinding met de telefooncentrale. Dus jij kunt bereikbaar zijn of uitbellen op meerdere nummers vast en/of mobiel. En zelf tijdsgebonden.

Met de bereibaarheidsmatrix of met de vooringestelde schema’s kun je automatisch je gesprekken ergens anders afleveren. Hierin kun jij dus inderdaad instellen dat jouw secretaresse de telefoon opneemt als jij in een vergadering zit, op vakantie bent, even met de hond aan het wandelen bent of om een andere reden afwezig bent.

Ja, dat is heel makkelijk. Heb je dus even geen tijd, dan verbind je de beller gemakkelijk door aan een collega of aan een afdeling – met of zonder ruggenspraak.

Nee. Met elke mobiele telefoon kun je mobiel bellen en de telefooncentralefuncties (zoals doorverbinden en wachtrijen) gebruiken. Wij hebben wel een applicatie. Hiermee bedien je je profiel zodat dat niet online hoeft. Ook kun je hierin je ingesproken voicemails in een lijst bekijken en direct afluisteren.

Met Premium support kun je ons ook bellen als het een keer misgaat ’s avonds, in het weekend of op feestdagen. Heb je een winkel of lever je diensten buiten reguliere kantooruren en kan je niet verder? Dan zijn wij er voor je.

Je kunt een login krijgen voor jouw online omgeving. Hier kun je alles bedienen. Heb je toch even hulp nodig, dan zijn wij er voor je met onze kundige en gepassioneerde helpdesk en wij hebben een uitgebreide gebruikershandleiding. Wil je zelf dus aan de slag, dan staat niets je in de weg.

Ja, dat kunnen wij. Wij kunnen ze voor je opslaan maar wil je dat niet, dan kunnen wij ze dagelijks ook afleveren op jouw IT-omgeving bijvoorbeeld op een sFTP-server. Let op: als je gesprekken opneemt dan moet je dat ofwel aankondigen ofwel je kunt het alleen voor interne leerdoeleinden gebruiken. Onaangekondigd is het niet rechtsgeldig.

Pak een enterprise telefooncentrale en alle functies die er bij horen. Queue’s, wachtrijen, huntgroepen, doorverbinden, doorschakelingen, alles op tijden en schema’s, vakantie/vrije dagen, CDR records, hotdesking, groepen, call-pickup en ga zo maar door. Eigenlijk alles wat jij wilt en/of nodig hebt. Wil je meer details? Bekijk dan onze folder op de pagina over ‘Telefonie’. Oh ja… je kunt ook je mobieltje gebruiken. Een vast toestel is niet nodig!

Met ‘secure bij design’ staat veiligheid voorop. Met PEN-testen en onze ISO-certificering verplichten wij onszelf continu alert te blijven op jouw veiligheid en die van onze diensten en producten. Neem bijvoorbeeld vaste telefoons. Die maken connectie met het platform met uniek gegenereerde gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord. Die weet jij zelf niet eens. Dan heb je nog je eigen login daar overheen. Dus dat is niet lastig te hacken… zeg maar gewoon (bijna) niet. Kijk ook eens bij de veelgestelde vragen over veiligheid of onze pagina over veiligheid.

Nee, dat hoeft niet. De simkaart maakt verbinding met de telefooncentrale. Dus jij kunt bereikbaar zijn of uitbellen op meerder nummers vast en/of mobiel. En zelf tijdsgebonden. Een voorbeeld: jouw zakelijk mobiele nummer staat op je visitekaartje. Je wilt niet dat klanten je storen in het weekend of op je vakantie. Dus je schakelt je zakelijk nummer door naar de storingsdienst in het weekend en op je welverdiende vakantie naar de Malediven. Klanten worden geholpen maar jij hebt er geen last van. En…. jouw privé mobiele nummer blijft gewoon werken. Altijd, ook op vakantie! (pssst…. je kunt wel je schoonmoeder direct doorschakelen naar de voicemail…. altijd! 😉

Ja, op alle telefoons kun je inloggen met jouw eigen interne nummer (bijvoorbeeld 201) en jouw eigen pincode. Dat duurt 10 seconden en je kunt gelijk bellen. Dit geldt voor alle toestellen, merken modellen die wij leveren (ook voor de vergadertelefoons). PS heb je geen flexplek, dan hoef je maar 1x in te loggen en je blijft ingelogd. Ook de volgende dag, ook bij een stroomstoring of storm Ciara. Je wordt pas uitgelogd als jij dat wilt.

Ja, dat kan zeker! Je kunt bellen met een applicatie op je laptop of met je mobiele telefoon. Je kunt ook thuis je vast toestel aansluiten. Of je nu tegelijkertijd op kantoor een toestel wilt, thuis een vast toestel wilt én je wilt ook met je mobieltje in de auto bellen…. het kan allemaal. Je kunt ook overal kiezen of je vanaf je mobiele nummer of vanaf je zakelijke nummer belt. En dat kan allemaal ook nog eens super eenvoudig.

Nee. Je krijgt met jouw bedrijf een eigen telefooncentrale op het cloudplatform. Dat is onderdeel van het geheel en je betaalt per poppetje en voor de belminuten (of je koopt de belminuten af). Dat geldt zowel voor mobiel als voor vaste telefonie.

Dat verschilt per leverancier. Bij ons houdt het in dat jouw simkaart en dus je mobieltje achter de telefooncentrale staat. Dus alles op je vaste toestel werkt ook op je mobiele toestel – als je dat wilt tenminste. Doorverbinden, wachtrijen, doorschakelen, uitbellen met je vaste nummer, opnemen van gesprekken en nog 100 andere functies. Het werkt allemaal perfect met elk mobiel toestel zonder apps en ingewikkelde toestanden. PS We hebben wel een mobiele app (iOS/Android), maar daar bedien je jouw account mee zodat je niet online hoeft in te loggen. Heel makkelijk dus.