Vier tips om jouw bereikbaarheid te verbeteren met telefonie

Je raakt 15% van je bellers kwijt als je hem/haar meer dan 40 seconden in de wachtrij zet. Dat komt je bereikbaarheid en toegankelijkheid natuurlijk niet ten goede! Telefonie is van groot belang voor je bereikbaarheid; hoe beter jouw potentiële klanten jou telefonisch kunnen bereiken (en dan ook goed worden geholpen), hoe meer blije klanten jij hebt. Hoe kun jij telefonie inzetten om jouw bereikbaarheid te vergroten? Wij geven vier tips.

#1: Wij geven je 10 seconden om te reageren

Het is een inkoppertje, maar snel opnemen is echt van groot belang. Wij raden aan dat er binnen 3 rinkels ‘iets gebeurt’, wat gelijk staat in zo’n 9 tot 10 seconden. In het ideale geval neemt er natuurlijk een vriendelijk en behulpzaam persoon op die de beller goed kan helpen. Is dit op dat moment niet mogelijk? Dan moet er iets anders gebeuren, zoals een wachtrij, opneemdienst of persoonlijke voicemail.

Een persoonlijke voicemail spreekt voor zich en wij hebben het later in deze blog nog over een visuele voicemail. Een opneemdienst is een extern bedrijf die de telefoon opneemt wanneer je daar zelf niet in de gelegenheid toe bent, bijvoorbeeld door onderbezetting maar ook als je met lunchpauze bent, op vakantie bent of een vrije dag hebt. Zo’n bedrijf neemt dan de telefoon voor jou op en volgt een script, waardoor het lijkt alsof diegene echt deel uitmaakt van jouw bedrijf. Deze mensen zijn hierin gespecialiseerd en zorgen er dus voor dat jouw bellers snel en goed geholpen worden.

#2: In de wachtrij staan; leuker kan je het wél maken!

Een aangename wachtrijervaring houdt ook in: zo kort mogelijk. 15% van de bellers hangt binnen 40 seconden in de wachtrij op. Dit kunnen jouw potentiële klanten zijn… 67% van de respondenten van dit onderzoek zegt niet langer dan 2 minuten te willen wachten. Tot slot wil 13% helemaal niet wachten. Uit onderzoek in de fastfoodindustrie is zelfs gebleken dat de tijd die de klant moet wachten een negatieve invloed heeft op het totale bestedingsbedrag! (bron: Arise)

Wist je dat wij gemiddeld 34 dagen van ons leven luisterend naar een wachtmuziekje spenderen? Wat heel erg kan helpen bij het veraangenamen van de wachtrijervaring is wachtmuziek, want die kan ervoor zorgen dat de bellers de wachttijd korter inschatten. Zo blijkt dat mensen die 40 seconden zonder wachtmuziek in de wachtrij worden gezet, de wachttijd 83 seconden schatten. Is er een muziekje? Dan schatten ze het 75 seconden. Wachtmuziek werkt dus echt! Welk muziekje dan? Uit onderzoek van de Universiteit in Washington bleek dat top-40 muziek heel goed werkt voor mensen onder de 25, maar juist niet goed voor mensen boven de 25. Hou jouw doelgroep hier dus in gedachten. (bron: Volkskrant)

#3: Zet 2 mobiele nummers op 1 simkaart

Het is tegenwoordig mogelijk om twee 06-nummers op 1 simkaart te zetten. Wat zijn de voordelen hiervan ten opzichte van 2 telefoons of 2 verschillende simkaarten?

  1. Veiliger: je kan de tweede telefoon niet kwijtraken en die kan niet gestolen worden
  2. Gemakkelijker: je hoeft maar 1 telefoon mee te nemen, dus je hoeft één ding minder te onthouden, in de gaten te houden en op te laden
  3. Goedkoper: je hebt maar 1 telefoon nodig met 1 simkaart
  4. Betere work-life balance: je kunt je zakelijke 06-nummer met klanten delen zodat die jou kunnen bereiken, maar zo hou je wel privé en zakelijk gescheiden. Premium klanten of belangrijke collega’s kunnen jou prima bereiken op jouw hoofdzakelijke 06-nummers als je even niet bereikbaar bent op het secundaire nummer

Vraag je je af of dit ook voor jou zou kunnen werken en zo ja, hoe? Of heb je hier gewoon een vraag over? Geef ons dan even een belletje en dan kijken wij graag met je mee: 010 21 21 806

#4: Gebruik een visuele voicemail

Een visuele voicemail is een app of functionaliteit waarmee je je voicemail veel gebruikersvriendelijker af kunt luisteren. Zo kun je gemakkelijk je voicemails afluisteren, je begroeting aanpassen of je bereikbaarheid aanpassen (van wanneer tot wanneer ben je beschikbaar en wanneer wordt de beller doorgeschakeld naar de voicemail of opneemdienst?). Maar je voicemail afluisteren is niet meer een krakend stemmetje die vertelt dat jij op “woens-dag TWEE-en-twinnntig ja-nuARI een voicemail hebt van nul-zes-twee-twee…”. Je kunt de voicemail pauzeren en terugspoelen zoals je dat ook met je favoriete serie kunt doen. Veel handiger dus! Zo’n visuele voicemail zorgt ervoor dat jij jouw ingesproken berichten onder controle hebt en accuraat actie kunt ondernemen, wat jouw bereikbaarheid weer ten goede komt. Wij gebruiken Reach en dat stellen wij ook voor onze klanten in.

Wij hopen dat je wat hebt aan deze tips! Heb je nog geen genoeg van telefonie of vind je het maar een lastig onderwerp? Geen zorgen, wij hebben er nog veel meer over geschreven.

Veelgestelde vragen over telefonie

Staat jouw vraag er niet tussen? 1 mailtje of 1 telefoontje is genoeg om hem beantwoord te krijgen. 010-2121806 | info@limenetworks.nl

Ja, kunnen wij allemaal. Of je nu voor je vaste telefonie en/of je mobiele telefonie abonnementen hebt, ook al heb je privé en zakelijk door elkaar, misschien zelfs bij verschillende leveranciers… Komt helemaal goed, wij helpen je met een zo gemakkelijk mogelijke transitie naar de beste oplossing.

Wij leveren alles zero-touch op om perfect te kunnen bellen, wat betekent dat je er meteen mee aan de slag kunt. Wil je precies weten hoe dat werkt? Stuur dan een e-mail aan verfrissend@limenetworks.nl of bel ons voor een afspraak op 010-2121806

Ja, dat kan zeker uitmaken. Onze vast/mobiel oplossing werkt via het zendnetwerk van de KPN. Onze cloudtelefonie oplossing ColigoGrid zorgt voor de verdere afhandeling van de gesprekken. Dit zorgt voor een modern en innovatief platform met de kwaliteit die je nodig hebt om perfect zakelijk te communiceren.

Met internet/VoIP is bellen vele malen ingewikkelder dan vroeger via de ISDN lijn. Naadloos je mobiel gebruiken zowel privé als in combinatie met je telefooncentrale moet efficiënt en simpel zijn. En heb je vragen of hulp nodig, dan wil je direct iemand spreken. Daarom kies voor Lime Networks. Het moet verfrissend zijn.

Communiceren gaat nog veel via de telefoon. De wereld waar wij nu in leven is sneller en communiceert op allerlei moderne manieren. Vooral de aandacht vasthouden is steeds lastiger. Je wilt dus overal goed bereikbaar zijn (op tijden wanneer jij dat wilt) en je wilt helder en eenvoudig makkelijk kunnen communiceren. Dus als je op kantoor zit moet dit perfect geregeld zijn.

Zit je op kantoor? Dan kun je je toestel van de stroom halen of een fabrieksreset geven. Alles werkt dan na een paar minuutjes weer als dat je gewend was. Reageert het toestel helemaal niet meer? Dan kun je ook op een andere werkplek gaan zitten en van jouw extensie bellen door even op dat toestel in te loggen. Zo simpel is het. Is je toestel echt stuk dan sturen wij een nieuwe op. Die werkt gelijk dus geen installatie ellende. Indien nodig prikken wij hem in je netwerk voor je als dat ook nog gewenst is.

Je betaalt voor een gebruiker van de telefooncentrale (vast en/of mobiel), voor je belminuten (of je koopt ze af) en als je wilt voor verfrissende service. Heb je dan vragen of wil je iets aangepast zien in de telefooncentrale, dan helpen wij je. Slimme engineers die weten wat ze moeten doen. Géén kastje naar de muur verhaal maar aardige mensen die je direct helpen.

Heel goed. Wij maken namelijk gebruik van het netwerk van de KPN zendmasten en hun netwerk internationaal. Dat zit dus wel snor. Het kan altijd verschillen per gebouw per provider. Maar KPN is gewoon goed! Heel goed.

Hier zijn diverse mogelijkheden voor, of jouw bedrijf nu uit 10 werknemers bestaat of uit 1000. Neem bijvoorbeeld de app op je desktop of de connectie naar je CRM systeem. Dat geeft veel inzicht. Heb je een kleine omgeving? Dan hebben wij een toestel met een groot scherm met knoppen waarmee je de beschikbaarheid en naam van je collega’s en/of afdelingen ziet. Behoefte aan meer? Dan hebben wij nog extra modules voor naast je telefoon met nog meer knoppen en lichtjes. Heb je behoefte aan écht veel knoppen (100+)? Dan hebben wij een applicatie op je pc waar je alles custom instelt en op een apart scherm op je pc jouw collega’s kunt zien en direct naar ze door kunt verbinden. Uiteraard kun je op je toestel of op je pc werken met een headset waarmee je handen vrijhoudt en ook minimaal 50 meter van je werkplek kunt weglopen. Ook kun je bijvoorbeeld met je smartphone jouw gesprekken aannemen als je even iets moet regelen. Het gesprek wat je voert kun je altijd doorzetten van/naar elk van je apparaten waar je mee belt.

Voicemail kennen wij allemaal en dat werkt bij ons net zo. Heb je een smartphone met iOS of Android dan kun je gebruik maken van de Reach app. Hierin kun je al je ingesproken voicemails zien, direct beluisteren en ook wissen en terug- of vooruitspoelen. Visueel vanaf je scherm zonder allerlei ingewikkelde menu’s met snelkeuzes die wij niet kunnen onthouden. Super handig.

Jazeker! Je bent ook niet gebonden aan een smartphone met twee simkaartsloten of bijvoorbeeld een E-SIM. Het werkt op een standaard simkaart. Jouw Nokia uit 1999 zal het dus ook nog doen!

Dit is handiger dan je nu denkt. In ieder geval hoef je niet met twee toestellen op pad. Je bent ook niet gebonden aan een smartphone met twee simkaartsloten of bijvoorbeeld een E-SIM. Het werkt op een standaard simkaart. Of je dus werkt met een Nokia8010 uit 2005 of de nieuwste iPhone. Het werkt altijd en overal, ook in het buitenland. De simkaart maakt verbinding met de telefooncentrale. Dus jij kunt bereikbaar zijn of uitbellen op meerdere nummers vast en/of mobiel. En zelf tijdsgebonden.

Met de bereibaarheidsmatrix of met de vooringestelde schema’s kun je automatisch je gesprekken ergens anders afleveren. Hierin kun jij dus inderdaad instellen dat jouw secretaresse de telefoon opneemt als jij in een vergadering zit, op vakantie bent, even met de hond aan het wandelen bent of om een andere reden afwezig bent.

Ja, dat is heel makkelijk. Heb je dus even geen tijd, dan verbind je de beller gemakkelijk door aan een collega of aan een afdeling – met of zonder ruggenspraak.

Nee. Met elke mobiele telefoon kun je mobiel bellen en de telefooncentralefuncties (zoals doorverbinden en wachtrijen) gebruiken. Wij hebben wel een applicatie. Hiermee bedien je je profiel zodat dat niet online hoeft. Ook kun je hierin je ingesproken voicemails in een lijst bekijken en direct afluisteren.

Met Premium support kun je ons ook bellen als het een keer misgaat ’s avonds, in het weekend of op feestdagen. Heb je een winkel of lever je diensten buiten reguliere kantooruren en kan je niet verder? Dan zijn wij er voor je.

Je kunt een login krijgen voor jouw online omgeving. Hier kun je alles bedienen. Heb je toch even hulp nodig, dan zijn wij er voor je met onze kundige en gepassioneerde helpdesk en wij hebben een uitgebreide gebruikershandleiding. Wil je zelf dus aan de slag, dan staat niets je in de weg.

Ja, dat kunnen wij. Wij kunnen ze voor je opslaan maar wil je dat niet, dan kunnen wij ze dagelijks ook afleveren op jouw IT-omgeving bijvoorbeeld op een sFTP-server. Let op: als je gesprekken opneemt dan moet je dat ofwel aankondigen ofwel je kunt het alleen voor interne leerdoeleinden gebruiken. Onaangekondigd is het niet rechtsgeldig.

Pak een enterprise telefooncentrale en alle functies die er bij horen. Queue’s, wachtrijen, huntgroepen, doorverbinden, doorschakelingen, alles op tijden en schema’s, vakantie/vrije dagen, CDR records, hotdesking, groepen, call-pickup en ga zo maar door. Eigenlijk alles wat jij wilt en/of nodig hebt. Wil je meer details? Bekijk dan onze folder op de pagina over ‘Telefonie’. Oh ja… je kunt ook je mobieltje gebruiken. Een vast toestel is niet nodig!

Met ‘secure bij design’ staat veiligheid voorop. Met PEN-testen en onze ISO-certificering verplichten wij onszelf continu alert te blijven op jouw veiligheid en die van onze diensten en producten. Neem bijvoorbeeld vaste telefoons. Die maken connectie met het platform met uniek gegenereerde gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord. Die weet jij zelf niet eens. Dan heb je nog je eigen login daar overheen. Dus dat is niet lastig te hacken… zeg maar gewoon (bijna) niet. Kijk ook eens bij de veelgestelde vragen over veiligheid of onze pagina over veiligheid.

Nee, dat hoeft niet. De simkaart maakt verbinding met de telefooncentrale. Dus jij kunt bereikbaar zijn of uitbellen op meerder nummers vast en/of mobiel. En zelf tijdsgebonden. Een voorbeeld: jouw zakelijk mobiele nummer staat op je visitekaartje. Je wilt niet dat klanten je storen in het weekend of op je vakantie. Dus je schakelt je zakelijk nummer door naar de storingsdienst in het weekend en op je welverdiende vakantie naar de Malediven. Klanten worden geholpen maar jij hebt er geen last van. En…. jouw privé mobiele nummer blijft gewoon werken. Altijd, ook op vakantie! (pssst…. je kunt wel je schoonmoeder direct doorschakelen naar de voicemail…. altijd! 😉

Ja, op alle telefoons kun je inloggen met jouw eigen interne nummer (bijvoorbeeld 201) en jouw eigen pincode. Dat duurt 10 seconden en je kunt gelijk bellen. Dit geldt voor alle toestellen, merken modellen die wij leveren (ook voor de vergadertelefoons). PS heb je geen flexplek, dan hoef je maar 1x in te loggen en je blijft ingelogd. Ook de volgende dag, ook bij een stroomstoring of storm Ciara. Je wordt pas uitgelogd als jij dat wilt.

Ja, dat kan zeker! Je kunt bellen met een applicatie op je laptop of met je mobiele telefoon. Je kunt ook thuis je vast toestel aansluiten. Of je nu tegelijkertijd op kantoor een toestel wilt, thuis een vast toestel wilt én je wilt ook met je mobieltje in de auto bellen…. het kan allemaal. Je kunt ook overal kiezen of je vanaf je mobiele nummer of vanaf je zakelijke nummer belt. En dat kan allemaal ook nog eens super eenvoudig.

Nee. Je krijgt met jouw bedrijf een eigen telefooncentrale op het cloudplatform. Dat is onderdeel van het geheel en je betaalt per poppetje en voor de belminuten (of je koopt de belminuten af). Dat geldt zowel voor mobiel als voor vaste telefonie.

Dat verschilt per leverancier. Bij ons houdt het in dat jouw simkaart en dus je mobieltje achter de telefooncentrale staat. Dus alles op je vaste toestel werkt ook op je mobiele toestel – als je dat wilt tenminste. Doorverbinden, wachtrijen, doorschakelen, uitbellen met je vaste nummer, opnemen van gesprekken en nog 100 andere functies. Het werkt allemaal perfect met elk mobiel toestel zonder apps en ingewikkelde toestanden. PS We hebben wel een mobiele app (iOS/Android), maar daar bedien je jouw account mee zodat je niet online hoeft in te loggen. Heel makkelijk dus.