Wat is modern werken en hoe implementeer je dit op kantoor?

Iedere onderneming met kantoor en personeel zal begrijpen hoe belangrijk communicatie en samenwerking is. Deze twee factoren zijn onmisbaar voor een goed werkende flow. Modern werken kan hierbij helpen. In deze blog lees je hoe je soepel door de overgangsfase van modern werken heenloopt.

Het belang van modern werken

In de huidige maatschappij waarin alles sneller en veilig moet, is het goed om eens kritisch te kijken naar hoe het werkproces precies geregeld is op kantoor. Hoewel de gele notitiepapiertjes en papieren agenda’s vermoedelijk allang passé zijn, is het ook aan te raden om het huidige systeem onder de loep te nemen. Want willen wij niet allemaal dat alles soepel en up-to-date loopt? Bij Lime Networks werken wij met modern werken. En wij kunnen je vertellen, wij zijn om! Ben je benieuwd of modern werken iets voor bij jou op kantoor is of heb jij de keus zelfs al overwogen, dan zijn dit handige dingen om te weten.

Stapje voor stapje wennen

Ieder proces begint met het maken van een start en er is maar weinig dat binnen één dag vlekkeloos verloopt. Ook daarom is het belangrijk om modern werken stapje voor stapje op te pakken. Gelukkig is daar Microsoft die je hier fijn in begeleidt per stap. Microsoft raadt dan ook aan om te beginnen met het chatten en videovergaderen in Microsoft Teams. Zodra je hieraan begint te wennen, is het tijd voor de volgende stap: het liften en shiften van je huidige data in logische teams en kanalen. Ga vervolgens werken met apps zoals Planner, ToDo en Streams.

Bovendien is het tijd om ook je externe platforms te koppelen aan het Microsoft platform. Werk jij bijvoorbeeld al met Asana, Trello Jira of Adobe Cloud? Deze kan je allemaal betrekken in modern werken. Tot slot is het de bedoeling dat je de processen automatiseert en je business stroomlijnt met het Microsoft Power Platform. Volg deze stappen logischerwijs op en je zult merken dat je het modern werken binnen de kortste keren onder de knie hebt.

Je staat er niet alleen voor, wij helpen je!

Zoals je inmiddels van ons gewend zult zijn, zijn wij er voor je. Waar onduidelijkheid is, zijn wij er voor je om het te versimpelen. Een belofte die wij je ook maken wanneer het aankomt op modern werken. Zo zorgen wij bij de overgangsfase voor begeleiding van de communicatie. Dit doen wij bij de start en tijdens de migratie, maar ook zeker erna. Wij helpen bij het maken van de e-mails maar ook bij de content. Je staat er niet alleen voor. Echt niet.

Ook verzorgen wij trainingen op kantoor om al het personeel een frisse start te geven. Bovendien kunnen wij de managers helpen bij om als ambassadeur te fungeren en zo het team enthousiast te krijgen. Eventueel vind je op Quality Mentor online trainingen voor net dat extra steuntje in de rug. Deze trainingen bieden stappen van telkens 5 minuten om zo op een laagdrempelige manier te leren omgaan met modern werken.

Bekijk filmpjes over Teams

Wij begrijpen dat werken met de nieuwste technieken en methodes aandacht en tijd vergt. Ook begrijpen wij dat tijd er niet altijd is of dat het lastig is om hier tijd voor vrij te maken. Om het zo simpel mogelijk te houden raden wij dan ook aan om vooral even de aandacht te vestigen op de filmpjes over Teams. Met een beetje tijd en vooral aandacht ben je zo op de hoogte over hoe Teams precies in elkaar steekt. Binnen een mum van tijd heb jij jouw team overgezet op modern werken.

Doe het samen

Een nieuwe manier van werken. Klinkt spannend. Maar het is gelukkig minder spannend dan het lijkt, vooral wanneer je dit als team samendoet. Dat helpt elkaar enorm en zorgt ervoor dat alles een stuk duidelijker wordt. Zorg er ook voor dat teamleiders begrijpen hoe het werkt. Wanneer deze het begrijpen volgt de rest van het personeel ook gauw. Niet alleen binnen het team doe je het samen, ook wij (een team van professionals) staan voor je klaar om je te ondersteunen waar nodig. Loop je ergens tegenaan of loop je helemaal vast? Geen paniek, wij zijn slechts één telefoontje van je verwijderd.

Wees geduldig

Een belangrijke tip om mee af te sluiten: wees geduldig en gun het de tijd om eraan te wennen. Het is slechts een kwestie van stappen maken en je team erin meekrijgen. Zodra alles onder controle is zal je merken hoeveel soepeler het werkproces verloopt dankzij modern werken.

Mocht je na het lezen van deze blog denken dat dit nog steeds niet simpel genoeg is, ook dan zijn wij er voor je. Wij organiseren demo’s op locatie. Vraag gerust naar meer informatie hierover of informeer naar een van de trainingsdagen voor Office 365 en Teams. Je kunt ons bellen op 010-2121806 of mailen op info@limenetworks.nl.

Veelgestelde vragen over modern werken

Staat jouw vraag er niet tussen? 1 mailtje of 1 telefoontje is genoeg om hem beantwoord te krijgen. 010-2121806 | info@limenetworks.nl

Zeker, Office 365 kent veel technieken die zorgen voor beveiliging van toegang, aanpassen of delen van data. Ook het sturen en controleren van deze processen zijn onderdeel van het ecosysteem om te kunnen voldoen aan regelgeving. Wil je hier meer van weten of eens zien hoe dit werkt? Bel ons dan voor een afspraak.

Door middel van engagement (betrekking) en responsibility (verantwoording). Door jou beter in staat te stellen om samen te werken met betrekking en verantwoording zorg je dat barrières in samenwerken minder worden of zelfs verdwijnen. Door mensen mee te nemen in de planning, veranderingen en wat er mogelijk is geef je energie in plaats van verandering. Wij helpen je met het proces en het betrekken van mensen/werknemers in modern samenwerken. Zo laat je de technologie vóór jou werken en niet tegen je. Hierdoor shift je van ‘samen moeten werken’ naar ‘efficiënt samen kunnen werken’.

Samenwerken is iets wat mensen doen, niet techniek. Modern werken zegt niets over mensen maar vooral het wegnemen van barrières die de techniek opwerpt of dat vroeger deed. Door het wegnemen van deze barries kan je pas echt efficiënt samenwerken. Zie modern werken dus als hulpmiddel en vooral catalysator.

Doordat je één enkele hub/applicatie hebt waarmee je in teamverband kan communiceren, werken met data en applicaties. Het toevoegen van communicatie op je data zorgt voor echt samenwerken – waar je je ook bevindt ter wereld en op elk tijdstip. Geen barrierès. Het enige wat je nodig hebt is een werkende internetverbinding.

Jazeker! Mensen uitnodigen tot het lezen van bestanden, of zelfs laten deelnemen in het maken van de content. Ook kun je in Teams en/of kanalen externen uitnodigen om onderdeel te worden van jouw productiviteit. Wat ze kunnen doen in jouw omgeving (lezen, creëeren, de regie voeren) kan jij bepalen. Als bedrijf heb je hier ook invloed op of je dit wel wilt. In het Office 365 Compliance overzicht kun je zien welke data voor wie beschikbaar is.

Niks moet. Je kunt een prima teamspeler zijn door te werken in Outlook, Word, Excel en al je bedrijfsapplicaties. Je hindert niemand en je bent productief. Wil je echter samenwerken en efficiënter met collega’s en/of externen werken, dan is het werken in Microsoft Teams fijn, handig en werkt prettig. Dat mag zelfs online zonder te werken op je eigen PC of device. Niks moet.

Wij helpen je alleereerst met informatie over wat het is, hoe het voor jou kan werken én laten gelijk zien hoe dit in de praktijk werkt. Met een gedegen planning helpen we je met de techniek en geven je richting en concrete hulp hoe je start en personeel meekrijgt met verandering. Daarna helpen we je met dagelijkse ondersteuning voor vragen, storingen en veranderingen.

Microsoft Teams is een applicatie die onderdeel is van Office 365. Je kunt hiermee communiceren (chat, audio, video), je zakelijke (team)data benaderen en connectie maken met overige Office 365 applicaties. Daarnaast kun je verbinding leggen met allerlei externe (cloud) applicaties zoals bijvoorbeeld: Trello, Asana, CRM, PowerBI, Jira etc etc etc. Microsoft Teams is zo een hub voor je dagelijkse werk, communcatie en samenwerken met anderen.

Dit is een cloud dienst van Microsoft. Je kunt naar gelang je abonnement gebruik maken van diverse diensten en producten. De meest bekende zijn:

  • Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint etc.) op je PC, Mobiel/Tablet of online
  • Exchange mailbox online van 50-100Gb
  • Minimaal 1TB opslag voor bedrijfsdata (per bedrijf)
  • via SharePoint
  • OneDrive for Business met 1TB opslag per persoon voor prive doeleinden en backup van je PC
  • Microsoft Teams voor samenwerken (chat, audio/video-vergaderen) en als hub voor data, applicaties en communicatie tussen diverse Office365 onderdelen én externe (cloud) software/diensten.
  • Diverse online Apps voor beter samenwerken en productivieteit : Planner, OneNote, To-Do, Stream, Sway en nog veel meer
  • Microsoft Power Plarform. Power Automate: zonder programmeerkennis automatiseren van taken binnen alle componenten van Office 365 & PowerApps: zelf applicaties online bouwen om Office 365 uit te breiden, naar jouw hand te zetten of voor onwikkelen van complete applicaties of connecties met bestaande applicaties

Microsoft Teams is een applicatie die onderdeel is van Office 365. Je kunt hiermee communiceren (chat, audio, video), je zakelijke (team)data benaderen en connectie maken met overige Office 365 aplicaties. Daarnaast kun je verbinidng leggen met allerlei externe (cloud) applicaties zoals bijvoorbeeld: Trello, Asana, CRM, PowerBI, Jira etc etc etc. Microsoft Teams is zo een hub voor je dagelijkse werk, communcatie en samenwerken met anderen.

Waar moeten we beginnen?! Het is uiteraard heel persoonsgebonden, maar om de kern te benoemen ga je vooral samenwerken en efficiënter werken. Samen werken doe je in teams en hierin werk je samen met data, communicatie, applicaties en informatie van diverse bronnen. Efficiënter werken doe je doordat je overal kunt werken, op je werkplek of mobieltje. Met de toevoeging van Microsoft Teams zie je dat veel bronnen van informatie samenkomen in één ecosysteem. Met Office 365 heb je een platform met veel Applicaties (buiten om de standaard office Suite die we allemaal kennen) waar je productiviteit een boost mee geeft omdat ze direct ingrijpen op jouw data en werkwijze. Bel ons eens voor een demo en wij laten je zien hoe dit er in de praktijk uit ziet.

Back-up is een ouderwetse beperkte werkwijze om jouw data veilig te stellen. Dat kan veel beter. Laat jouw clouddienst deze rol vervullen. Denk dan daarbij aan versiebeheer (zelf zien wat er gebreurt met documenten en/of data), retentie (teruggaan in de tijd en data veilig stellen zoals het ooit was) of vasthouden van transactiegebaseerde gegevens over hoe je werkt.

Werk je in de cloud, dan is dat de basis van je data. Bij Office 365 bijvoorbeeld staat je data bij Microsoft veilig in de cloud. Denk hierbij aan Azure, het cloud platform van Microsoft. Denk ook aan SharePoint (schrik niet… het wordt enkel gebruikt als opslag… je hoeft hier niet mee te werken) en OneDrive om je data overal beschikbaar te maken.

Werknemers en verandering… dat is altijd iets om goed over na te denken. Met een overgang naar modern werken nemen we dit mee in de werkwijze. Door customer engagement nemen wij jou en je werknemers mee in de veranderingen. Met emails, relevante informatie, training zorgen we dat iedereen weet wat er gaat gebeuren. Door meer verantwoording te geven aan werknemers over de manier waarop ze werken en ze in teamverband te laten samenwerken ontstaat er snel een connectie. Je zou bijna zeggen dat de voordelen de motor zijn voor succes. Heb je werknemers die dit allemaal niet willen, dan kan dat natuurlijk. Je kunt altijd blijven werken op de ‘oude’ manier met je data, maar dan mis je wel alle voordelen.

Nee. Het gaat niet om cloud of servers, maar om een idee van werken. Wel weten we uit ervaring dat werken in de cloud stukken makkelijker is. Sterker nog, het onderhouden van een serverpark met alle randzaken (uptime, beveiliging, backups, continuiteit, beschikbaarheid etc) is veel duurder. Door bijvoorbeeld met Office 365 en Microsoft Teams te werken maak je snel een frisse start.

Ja. Met ‘secure by design’ staat veilig werken bij Lime Networks voorop. Wij zorgen dat je data veilig staat (ook in de cloud) en dat de weg naar je data ook veilig is. Je hoeft je ook geen zorgen te maken over de beschikbaarheid en integriteit van je data. Met retentie en versioning van data kun je fouten maken zonder dat dit impact heeft op de organisatie.

Als de achtergrond is geregeld kan zo aan de slag. Of je nu werkt op je Apple laptop in een cafeetje, op je iPad thuis of met een Microsoft werkplek op kantoor. Je kunt overal met vrijwel alle oplossingen werken. Dat is de kern van modern werken. Geen ingewikkelde beveiliging. Het is simpel en slim geregeld. Werknemers kunnen dus probleemloos aan de slag en hebben geen zorgen over beveiliging of data. Met een internetverbinding kun je direct aan de slag, zelfs als je niet op je eigen PC werkt.

Dat ligt sterk aan de gekozen oplossing en of je al met bepaalde oplossingen werkt. Als voorbeeld: werk je al met Office 365, dan heb je al een licentie die je in staat stelt om modern te werken. Dat kost dus in feite niets. Uiteraard moet je alles inrichten en beveiligen, personeel meenemen in engagement en is een training op kantoor (1 à 2 uur) noodzakelijk voor een frisse start. De kosten daarvan zijn nog wel te overzien. Zeker als ziet hoe veel effectiever jij gaat samenwerken met je collega’s! Oh ja; als je eenmaal aan de slag bent gegaan zijn wij er voor je met antwoorden en hulp voor je vragen en problemen. Onze skilled helpdesk staat altijd voor je paraat.

Eigenlijk is modern werken een volgende stap in efficiënt samenwerken. In feite is elke organisatie hier aan toe. Uiteraard leggen wij graag uit wat het effect is voor jouw organisatie en geven wij je op maat gemaakt advies – of je nu productiewerk doet, een adviesbureau hebt of in de financiele dienstverlening zit.

Overal en altijd samenwerken zonder technische beperkingen.