Je bent onderweg en hebt een bestand nodig, je komt thuis met een kapotte USB-stick of nog erger: deze is kwijt. Of je gegevens zijn slecht beveiligd, of gestolen door hackers. Of je data opslag zit opeens vol. Allemaal vervelende zaken die de continuïteit van het bedrijf in de weg zitten en die opgelost kunnen worden door cloud diensten. In een eerdere blog legden wij uit wat cloud diensten precies zijn. Microsofts eigen cloud dienst Office 365 bevat OneDrive en die kan deze problemen gemakkelijk oplossen. Maar… weet jij precies wat OneDrive is of doet?
Wat is OneDrive precies?
In deze blog leggen we dat helder uit. Vragen?… geef ons een seintje.
De OneDrive elevator pitch: OneDrive is onderdeel van Microsofts cloud dienst genaamd Office 365 en zorgt ervoor dat jouw data overal beschikbaar is. De cloud dienst is als het ware een laag tussen de cloud en jouw pc of mobiele device. Deze ‘cloud’ kun je zien als een wolk van computers waarvan je niet precies weet hoeveel het er zijn en waar die computers staan. Dat is ook niet zo belangrijk; wat belangrijk is, is dat jij altijd en overal op een veilige en makkelijke manier bij jouw data kan. Geen gekke VPN of veiligheidsrisico’s.
Hoe groot is de markt van cloud diensten dan? Om je even een beeld te geven van de omvang: 90% van de bedrijven gebruikten cloud diensten in 2019 en de totale markt voor cloud diensten zal vermoedelijk van $250 naar $600+ miljard (ja, duizend miljoen) groeien in 2023.
Klik op de afbeelding voor een grotere versie
Een particuliere of zakelijke versie
Belangrijk om te weten is dat OneDrive er in twee versies is, namelijk een particuliere of een zakelijke versie. De zakelijke versie heet OneDrive for Business en daar gaan wij het vandaag over hebben. Die is namelijk het meest relevant voor bedrijven. De zakelijke versie heeft een diepgaande integratie met Office 365, uitgebreide beveiliging van data en automatisering beheerd door bedrijven. Zo kun je modern samenwerken en efficiënt en veilig werken. Overigens is het mogelijk om een zakelijke en particuliere versie naast elkaar te gebruiken of twee zakelijke versies. Wel zo handig.
Is OneDrive is een cloud dienst of app?
Wij merken dat er vaak verwarring ontstaat bij het verschil tussen OneDrive als dienst en OneDrive als app. Dat leggen wij graag in heldere taal uit! In de kern ontstaat de onduidelijkheid omdat OneDrive als app zorgt voor toegang tot je zakelijke documenten (die in SharePoint staan) maar als cloud dienst ook fungeert als opslag voor je persoonlijke documenten. Het is dus zowel opslag (voor persoonlijk gebruik) als toegang tot opslag (voor zakelijk gebruik). Dat vereist wat uitleg.
Binnen het Office 365 abonnement van jouw bedrijf mag je gezamenlijk 1TB (1.000GB) + 10GB extra per gebruiker opslag gebruiken in de cloud. Dit is onderdeel van de dienst SharePoint binnen Office 365. Als app kan OneDrive deze data beschikbaar maken op jouw pc, laptop of mobiele device (mits je de juist rechten hebt). Je kunt de data zelfs synchroniseren en meenemen of er live mee samenwerken met collega’s. Als app zorgt OneDrive dat je data beschikbaar is om te gebruiken en wanneer jij dat wilt. Online of gesynchroniseerd op je laptop zodat je in de trein verder kunt werken.
Maar… Als dienst krijgt je ook online 5TB (5.000GB) persoonlijke opslag online met OneDrive. Gemakkelijk jouw data synchroniseren met de cloud – bijvoorbeeld je Bureaublad, Mijn documenten, Mijn afbeeldingen van je laptop of pc. Met alle technieken binnen Office 365 raak je nooit meer data kwijt. Denk aan automatisch versiebeheer, eDiscovery, litigation hold en nog veel meer! Hier vertellen wij later een keer meer over of geef ons een belletje en laat je goed informeren.
And this is where the magic happens: met de applicatie op jouw pc of laptop kun je data beschikbaar maken en synchroniseren van je persoonlijke opslag én de bedrijfsdata. Stel dat je in een team werkt aan een project en daar bepaalde documenten voor hebt, zoals notulen of offertes. Deze kun je dan opslaan op de bedrijfsopslag en beschikbaar maken voor de betrokken personen. Zo kan iedereen samenwerken in Office documenten zonder dat er meerdere versies komen of dat het document alleen vanaf één bepaalde computer beschikbaar is. Ook handig: je kunt meteen een back-up maken van jouw accountdata, zoals de documenten op je Desktop, je Documenten en Afbeeldingen. Zo wordt data kwijtraken écht verleden tijd.
De kracht van OneDrive
OneDrive is dus ontzettend krachtig en onmisbaar omdat je altijd en overslag veel opslag tot je beschikking hebt – veilig en simpel. Met de applicatie is een internetverbinding niet eens nodig. Door de synchronisatie kun je documenten gewoon openen zoals je normaliter ook bestanden vanaf je pc of laptop zou openen. Tijdens je lange treinreis kun je dus gewoon lekker doorwerken en zodra je weer internet hebt, worden de wijzigingen doorgevoerd. Het allerfijnste: delen is simpel en je kunt niks kwijtraken, waardoor je ook geen wildgroei van online opslag krijgt zoals Dropbox, Google Drive en dergelijke.
Omdat veiligheid hoog bij ons in het vaandel staat, lichten wij graag nog even toe hoe goed dat allemaal geregeld is bij OneDrive. Alle beveiliging en compliance op je bedrijfsdata wordt netjes beheerd door jouw IT-partij, omdat OneDrive onderdeel is van je Office 365 abonnement. Jouw data is veilig door encryptie van data, veilige verbindingen en MFA. Al jouw data voldoet aan jouw ingestelde rechten en bijvoorbeeld GPDR. Dat zit dus wel goed!
Dit is wat OneDrive allemaal kan
Mocht je nog niet helemaal overtuigd zijn, dan trekken wij je graag over de streep met wat OneDrive fun facts. Ook leuk voor een Office 365 trivia pub quiz.
- Je kunt wijzigingen in documenten live zien. Je ziet dus wanneer jouw collega iets toevoegt of weghaalt in de notulen van de meeting waar jullie in zitten.
- Versiebeheer is beschikbaar, waardoor je alle stappen in een document kunt bekijken of herstellen. Wel zo handig wanneer je per ongeluk een hele paragraaf hebt verwijderd. Dit is beschikbaar voor Word, Excel en PowerPoint. De 50.000 iteraties die wij voor je instellen zullen vast genoeg zijn.
- Er zijn twee prullenbakken die op een heel kwartaal (90 dagen) staan. De eerste bedien jij zelf en de tweede bedienen wij voor jou. Kwijtraken is dus echt verleden tijd.
- Toch iets kwijt? Eigenlijk niet, want door de cloud opslag kunnen wij oneindig al jouw data terughalen zonder dat je hier een extra abonnement of dienst voor nodig hebt.
- Het is inzichtelijk waar alle zakelijke data staat, wie er toegang heeft en wie er in werkt.
Zelf aan de slag met OneDrive?
Overtuigd? Yes! Wij helpen je graag om de eerste stappen te zetten om met OneDrive aan de slag te gaan. Want moeilijk is het niet, maar er moet wel een beginnetje gemaakt worden. Bel ons even op 010-2121806 of mail naar info@limenetworks.nl. Wij gaan graag mee op deze reis met jou.
Veelgestelde vragen over Modern Werken?
Staat jouw vraag er niet tussen? 1 mailtje of 1 telefoontje is genoeg om hem beantwoord te krijgen. 010-2121806 | info@limenetworks.nl
Zeker. Office 365 kent veel technieken die zorgen voor beveiliging van toegang, aanpassen of delen van data. Ook het sturen en controleren van deze processen zijn onderdeel van het ecosysteem om te kunnen voldoen aan regelgeving. Wil je hier meer van weten of eens zien hoe dit werkt? Wees vrij om ons te bellen voor een afspraak.
Door middel van engagement (betrekking) en responsibility (verantwoording). Door jou beter in staat te stellen om samen te werken met betrekking en verantwoording zorg je dat barrières in samenwerken minder worden of zelfs verdwijnen. Door mensen mee te nemen in de planning, veranderingen en wat er mogelijk is geef je energie in plaats van verandering. Wij helpen je met het proces en het betrekken van mensen/werknemers in modern samenwerken. Zo laat je de technologie vóór jou werken en niet tegen je. Hierdoor shift je van ‘samen moeten werken’ naar ‘efficiënt samen kunnen werken’.
Samenwerken is iets wat mensen doen, niet techniek. Modern Werken zegt niets over mensen maar vooral het wegnemen van barrières die de techniek opwerpt of dat vroeger deed. Door het wegnemen van deze barrières kan je pas echt efficiënt samenwerken. Zie Modern Werken dus als hulpmiddel en vooral catalysator.
Doordat je één enkele hub/applicatie hebt waarmee je in teamverband kan communiceren, werken met data en applicaties. Het toevoegen van communicatie op je data zorgt voor echt samenwerken – waar je je ook bevindt ter wereld en op elk tijdstip. Geen barrières. Het enige wat je nodig hebt is een werkende internetverbinding.
Jazeker! Mensen uitnodigen tot het lezen van bestanden, of zelfs laten deelnemen in het maken van de content. Ook kun je in Teams en/of kanalen externen uitnodigen om onderdeel te worden van jouw productiviteit. Wat ze kunnen doen in jouw omgeving (lezen, creëren, de regie voeren) kan jij bepalen. Als bedrijf heb je hier ook invloed op of je dit wel wilt. In het Office 365 Compliance overzicht kun je zien welke data voor wie beschikbaar is.
Je kunt een prima teamspeler zijn door te werken in Outlook, Word, Excel en al je bedrijfsapplicaties. Je hindert niemand en je bent productief. Wil je echter samenwerken en efficiënter met collega’s en/of externen werken, dan is het werken in Microsoft Teams fijn, handig en werkt prettig. Dat mag zelfs online zonder te werken op je eigen pc of device. Niks moet.
Wij helpen je allereerst met informatie over wat het is, hoe het voor jou kan werken én laten gelijk zien hoe dit in de praktijk werkt. Met een gedegen planning helpen wij je met de techniek en geven je richting en concrete hulp hoe je start en personeel meekrijgt met verandering. Daarna helpen wij je met dagelijkse ondersteuning voor vragen, storingen en veranderingen.
Microsoft Teams is een applicatie die onderdeel is van Office 365. Je kunt hiermee communiceren (chat, audio, video), je zakelijke (team)data benaderen en connectie maken met overige Office 365 applicaties. Daarnaast kun je verbinding leggen met allerlei externe (cloud) applicaties zoals bijvoorbeeld: Trello, Asana, CRM, PowerBI, Jira, enzovoorts. Microsoft Teams is zo een hub voor je dagelijkse werk, communicatie en samenwerken met anderen.
Dit is een cloud dienst van Microsoft. Je kunt naar gelang je abonnement gebruik maken van diverse diensten en producten. De meest bekende zijn:
- Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint etc.) op je pc, Mobiel/Tablet of online
- Exchange mailbox online van 50-100GB
- 1TB opslag voor bedrijfsdata (per bedrijf) via SharePoint
- OneDrive for Business met 1TB opslag per persoon voor privédoeleinden en back-up van je pc
- Microsoft Teams voor samenwerken (chat, audio/video-vergaderen) en als hub voor data, applicaties en communicatie tussen diverse Office 365 onderdelen én externe (cloud) software/diensten.
- Diverse online Apps voor beter samenwerken en productiviteit: Planner, OneNote, To-Do, Stream, Sway en nog veel meer
- Microsoft Power Platform. Power Automate: zonder programmeerkennis automatiseren van taken binnen alle componenten van Office 365
- PowerApps: zelf applicaties online bouwen om Office 365 uit te breiden, naar jouw hand te zetten of voor ontwikkelen van complete applicaties of connecties met bestaande applicaties
Microsoft Teams is een applicatie die onderdeel is van Office 365. Je kunt hiermee communiceren (chat, audio, video), je zakelijke (team)data benaderen en connectie maken met overige Office 365 applicaties. Daarnaast kun je verbinding leggen met allerlei externe (cloud) applicaties zoals bijvoorbeeld: Trello, Asana, CRM, PowerBI, Jira, etc. Microsoft Teams is zo dus een verzamelplek voor je dagelijkse werk, communicatie en samenwerken met anderen.
Waar moeten wij beginnen?! Het is uiteraard heel persoonsgebonden, maar om de kern te benoemen ga je vooral samenwerken en efficiënter werken. Samen werken doe je in Teams en hierin werk je samen met data, communicatie, applicaties en informatie van diverse bronnen. Efficiënter werken doe je doordat je overal kunt werken, op je werkplek of mobieltje. Met de toevoeging van Microsoft Teams zie je dat veel bronnen van informatie samenkomen in één ecosysteem. Met Office 365 heb je een platform met veel Applicaties (buiten om de standaard Office Suite die wij allemaal kennen) waar je productiviteit een boost mee geeft omdat ze direct ingrijpen op jouw data en werkwijze. Bel ons eens voor een demo en wij laten je zien hoe dit er in de praktijk uit ziet.
Back-up is een ouderwetse beperkte werkwijze om jouw data veilig te stellen. Dat kan veel beter. Laat jouw cloud dienst deze rol vervullen. Denk dan daarbij aan versiebeheer (zelf zien wat er gebeurt met documenten en/of data), retentie (teruggaan in de tijd en data veilig stellen zoals het ooit was) of vasthouden van transactiegebaseerde gegevens over hoe je werkt.
Werk je in de cloud, dan is dat de basis van je data. Bij Office 365 bijvoorbeeld staat je data bij Microsoft veilig in de cloud. Denk hierbij aan Azure, het cloud platform van Microsoft. Denk ook aan SharePoint (schrik niet… het wordt enkel gebruikt als opslag… je hoeft hier niet mee te werken) en OneDrive om je data overal beschikbaar te maken.
Werknemers en verandering… dat is altijd iets om goed over na te denken. Met een overgang naar Modern Werken nemen wij dit mee in de werkwijze. Door customer engagement nemen wij jou en je werknemers mee in de veranderingen. Met e-mails, relevante informatie, training zorgen wij dat iedereen weet wat er gaat gebeuren. Door meer verantwoording te geven aan werknemers over de manier waarop ze werken en ze in teamverband te laten samenwerken, ontstaat er snel een connectie. Je zou bijna zeggen dat de voordelen de motor zijn voor succes. Heb je werknemers die dit allemaal niet willen, dan kan dat natuurlijk. Je kunt altijd blijven werken op de ‘oude’ manier met je data, maar dan mis je wel alle voordelen.
Nee. Het gaat niet om cloud of servers, maar om een idee van werken. Wel weten wij uit ervaring dat werken in de cloud stukken makkelijker is. Sterker nog, het onderhouden van een serverpark met alle randzaken (uptime, beveiliging, back-ups, continuïteit, beschikbaarheid etc) is veel duurder. Door bijvoorbeeld met Office 365 en andere office 365 applicaties maak je snel een frisse start.
Ja. Met ‘secure by design’ staat veilig werken bij Lime Networks voorop. Wij zorgen dat je data veilig staat (ook in de cloud) en dat de weg naar je data ook veilig is. Je hoeft je geen zorgen te maken over de beschikbaarheid en integriteit van je data. Met retentie en versioning van data kun je fouten maken zonder dat dit impact heeft op de organisatie.
Als de achtergrond is geregeld kan je zo aan de slag. Of je nu werkt op je Apple laptop in een cafeetje, op je iPad thuis of met een Microsoft werkplek op kantoor. Je kunt overal met vrijwel alle oplossingen werken. Dat is de kern van modern werken. Geen ingewikkelde beveiliging. Het is simpel en slim geregeld. Werknemers kunnen dus probleemloos aan de slag en hebben geen zorgen over beveiliging of data. Met een internetverbinding kun je direct aan de slag, zelfs als je niet op je eigen pc werkt.
Dat ligt sterk aan de gekozen oplossing en of je al met bepaalde oplossingen werkt. Als voorbeeld: werk je al met Office 365, dan heb je al een licentie die je in staat stelt om modern te werken. Dat kost dus in feite niets. Uiteraard moet je alles inrichten en beveiligen, personeel meenemen in engagement en is een training op kantoor (1 à 2 uur) noodzakelijk voor een frisse start. De kosten daarvan zijn nog wel te overzien. Zeker als ziet hoe veel effectiever jij gaat samenwerken met je collega’s! Oh ja; als je eenmaal aan de slag bent gegaan zijn wij er voor je met antwoorden en hulp voor je vragen en problemen. Onze skilled helpdesk staat altijd voor je paraat.
Eigenlijk is Modern Werken een volgende stap in efficiënt samenwerken. In feite is elke organisatie hier aan toe. Uiteraard leggen wij graag uit wat het effect is voor jouw organisatie en geven wij je op maat gemaakt advies – of je nu productiewerk doet, een adviesbureau hebt of in de financiële dienstverlening zit.
Overal en altijd samenwerken zonder technische beperkingen.
