In juli 2018 kwam er een gratis versie van Microsoft Teams, maar deze service van Microsoft bestaat veel langer. Toch gebruiken veel bedrijven Microsoft Teams nog niet, maar in plaats daarvan verschillende services zoals Slack, Skype en Dropbox. In de notendop vervangt Microsoft Teams al deze tools en draait het om één ding: makkelijk samenwerken. Of je Microsoft Teams nu wel of nog niet kent, dit zijn onze vijf favoriete features. 

#1: Background blur

Een hele simpele maar fijne feature is de background blur tijdens video meetings. Deze functie zorgt ervoor dat alles op de achtergrond vervaagt, maar jij scherp blijft. Ideaal als je een rommelige of afleidende achtergrond hebt. Met één klik kom je veel professioneler over. Je kunt deze feature makkelijk aan- en uitzetten tijdens de video meetings.  

#2: Opnemen van meetings in Teams 

Hoe handig is het dat je een video meeting op kunt nemen en dat die automatisch wordt opgeslagen in Microsoft Stream? Tijdens een meeting kan een organisator instellen dat de meeting wordt opgenomen. Een gewoon lid kan dit ook, met toestemmingAlle deelnemers krijgen aan het begin van de meeting automatisch een melding dat de meeting wordt opgenomen. Microsoft Stream is een video platform in Office365; een soort YouTube voor jouw bedrijf. 

#3: Inzicht houden in de taken met Planner 

Met Planner werk je samen aan taken en kleine projecten met boards, taken en toewijzingen die je naar wens vormgeeft. Het lijkt een beetje op Trello, maar dan volledig geïntegreerd in jouw Office365 omgeving. Wat moet er gedaan worden per project, door wie en wanneer? 

Planner heeft een paar voordelen. Alles blijft netjes en overzichtelijk, waardoor je tijd wint met samenwerken. Je kunt meteen aan de slag met je Team; wijs taken toe aan leden en voeg labels toe zoals “marketing” of “design”. Een andere handige functie: bij een taak kun je links toevoegen naar een document, waardoor je meteen de juiste informatie op de juiste plek kunt bewerken. Last but not least: de integratie met Outlook zorgt ervoor dat je niks vergeet en je taken perfect inplant. 

#4: Snel & simpel teams maken 

Dit is niet echt een feature, maar wel een essentieel aspect van Microsoft Teams. Je kunt namelijk een nieuw Team aanmaken binnen een minuut. Het instellen is zo geregeld. Denk aan leden toevoegen aan je team, je documenten, een plannerboard en veel meer functies zodat je direct aan de slag kunt. Je hebt geen toestemming of hulp meer nodig bijvoorbeeld een IT-er. Zo wordt samenwerken simpel en bespaar je veel tijd, daar worden wij gelukkig van! 

#5: Zoekfunctie 

We hebben onze favoriete functie voor het laatst bewaard, namelijk de zoekfunctie. Deze balk is er altijd, namelijk midden bovenin het scherm. Uiteraard kun je deze functie gebruiken om personen, berichten of bestanden te vinden, maar er is meer. Je kunt instellen wanneer of waar je wilt zoeken, bijvoorbeeld vorige week in een bepaald Team. Maar ook: wat voor soort bestand zoek je? Een tof element hierbij is de documentlezer: Microsoft Teams kan de tekst uit een document lezen en daarop zoeken. 

De zoekfunctie kan meer dan zoeken en vinden. Je kunt er namelijk ook commando’s invullen. Typ je bijvoorbeeld /who, dan krijg je iemands naam te zien, maar ook zijn/ haar manager, directe collega’s of aan wie hij/ zij leidinggeeft. Typ je /dnd, dan staat dat voor “do not disturb” en gaat je status automatisch op “niet storen”. Deze simpele commando’s besparen tijd en maken het leven net iets makkelijker. Eindelijk een zoekfunctie die jou begrijpt en die het mogelijk maakt om te zoeken op data, applicaties en logica in één.