Je bestanden zijn weg, wat nu? Al eerder schreven we een blogpost over back-ups & hoe je die veilig kunt maken. Ondanks dat je relatief veilig werkt, zijn je bestanden kwijt. Kan gebeuren, overkomt de beste. Het belangrijkste is nu om alles zo snel mogelijk terug te krijgen! Zo doe je dat.

Haal de vorige versies terug

Er zijn een aantal manieren waarop je je bestanden makkelijk zelf terug kunt halen. Je personeel kan dit eenvoudig zelf doen. Als je met versies werkt, kan het op die manier. Bijvoorbeeld in Microsoft Teams, waarbij je de versies terug kunt zien als je direct in Word hebt gewerkt of in Word online.

Schaduw kopieën lijken hierop en zijn beschikbaar op servers. Dit zijn kopieën van huidige folders en bestanden, of beter gezegd: hoe de staat was op het moment van de kopie. Voordeel is dat deze kopieën weinig ruimte in beslag nemen. Je kunt ze makkelijk inzien met rechtermuisknop > eigenschappen > vorige versies.

Reageer zo snel mogelijk

Het belangrijkste is de continuïteit. Je wilt zo kort mogelijk uit de lucht zijn. Hoe langer je wacht, des te meer mensen er last van krijgen. Wil je niet! Licht je IT-afdeling zo snel mogelijk in. Heb je geen IT-verantwoordelijke, maar maak je gebruik van een externe IT-partij zoals Lime Networks? Neem dan direct contact met hen op. IT-experts hebben dit al vaker meegemaakt en weten precies wat er moet gebeuren. Zo is het probleem zo snel mogelijk opgelost en heb je zo weinig mogelijk downtime.

Wat heel erg helpt: zorg dat je alles van de situatie weet. Wat ben je precies kwijt? Wanneer had je het nog of heb je het voor het laatst gewijzigd? Wat denk je dat er mis ging? Waar was je mee bezig toen het mis ging? Dit zijn belangrijke vragen, waarbij uitgebreide antwoorden de downtime aanzienlijk kunnen verlagen.

Voorbeeldcase: Cryptolocker

We willen je niet bang maken. Nogmaals, bestanden verliezen kan iedereen overkomen en daarom heb je experts als ons. Een poos geleden hadden we een klant die last had van een Cryptolocker. Dit is iemand die je bestanden gijzelt en er Bitcoins voor terug wil. De hacker encrypt je bestanden, waardoor je bestanden versleuteld worden en daardoor niet meer bruikbaar zijn. De klant was enigszins in paniek, want de hacker had het over grote hoeveelheden Bitcoins die gelijk stonden aan torenhoge geldbedragen. Wij stapten direct in de auto met een USB-stickje. Hier stond back-up software uit de cloud op. Wij logden in en een uur later draaide alles weer. De downtime was dus maar een uur en alle bestanden waren weer volledig hersteld. Rustig blijven is dus het belangrijkst!

Retentie

Een back-up maken we elke dag. Maar wat nou als ik iets twee jaar geleden weg heb gegooid? Of het is minimaal 2 jaar geleden maar je weet het niet. Op welk tape-je staat de info of heb je het eigenlijk nog wel. Retentie is het begrip hoever je in de tijd kunt teruggaan en met welke intervallen. Je kunt best gegevens van een jaar oud in versie van een maand bewaren. Maar van je live-data die je deze dag gebruikt wil je elk uur wel een back-up. Bespreek wat je verwacht van je retentie en zorg dat je dit meeneemt in je continuïteitsplan.

Wist je trouwens dat je zakelijk al je data waarmee je je omzet bewerkstelligd voor 7 jaar moet bewaren volgens de Belastingdienst? Dat is niet alleen de boekhouding maar ook vrijwel alle e-mail, je salesvergadering of je operationele documenten. Wie wat bewaart die heeft wat. Of het nu voor de Belastingdienst is of die lastige rechtzaak die al 3 jaar voortsleept.