Je bent onderweg en hebt een bestand nodig, je komt thuis met een kapotte USB-stick of nog erger: deze is kwijt. Of je gegevens zijn slecht beveiligd, of gestolen door hackers. Of je data opslag zit opeens vol. Allemaal vervelende zaken die de continuïteit van het bedrijf in de weg zitten en die opgelost kunnen worden door cloud diensten. In een eerdere blog legden wij uit wat cloud diensten precies zijn. Microsofts eigen cloud dienst Office 365 bevat OneDrive en die kan deze problemen gemakkelijk oplossen. Maar… weet jij precies wat OneDrive is of doet?
Wat is OneDrive precies?
In deze blog leggen we dat helder uit. Vragen?… geef ons een seintje.
De OneDrive elevator pitch: OneDrive is onderdeel van Microsofts cloud dienst genaamd Office 365 en zorgt ervoor dat jouw data overal beschikbaar is. De cloud dienst is als het ware een laag tussen de cloud en jouw pc of mobiele device. Deze ‘cloud’ kun je zien als een wolk van computers waarvan je niet precies weet hoeveel het er zijn en waar die computers staan. Dat is ook niet zo belangrijk; wat belangrijk is, is dat jij altijd en overal op een veilige en makkelijke manier bij jouw data kan. Geen gekke VPN of veiligheidsrisico’s.
Hoe groot is de markt van cloud diensten dan? Om je even een beeld te geven van de omvang: 90% van de bedrijven gebruikten cloud diensten in 2019 en de totale markt voor cloud diensten zal vermoedelijk van $250 naar $600+ miljard (ja, duizend miljoen) groeien in 2023.
Klik op de afbeelding voor een grotere versie
Een particuliere of zakelijke versie
Belangrijk om te weten is dat OneDrive er in twee versies is, namelijk een particuliere of een zakelijke versie. De zakelijke versie heet OneDrive for Business en daar gaan wij het vandaag over hebben. Die is namelijk het meest relevant voor bedrijven. De zakelijke versie heeft een diepgaande integratie met Office 365, uitgebreide beveiliging van data en automatisering beheerd door bedrijven. Zo kun je modern samenwerken en efficiënt en veilig werken. Overigens is het mogelijk om een zakelijke en particuliere versie naast elkaar te gebruiken of twee zakelijke versies. Wel zo handig.
Is OneDrive is een cloud dienst of app?
Wij merken dat er vaak verwarring ontstaat bij het verschil tussen OneDrive als dienst en OneDrive als app. Dat leggen wij graag in heldere taal uit! In de kern ontstaat de onduidelijkheid omdat OneDrive als app zorgt voor toegang tot je zakelijke documenten (die in SharePoint staan) maar als cloud dienst ook fungeert als opslag voor je persoonlijke documenten. Het is dus zowel opslag (voor persoonlijk gebruik) als toegang tot opslag (voor zakelijk gebruik). Dat vereist wat uitleg.
Binnen het Office 365 abonnement van jouw bedrijf mag je gezamenlijk 1TB (1.000GB) + 10GB extra per gebruiker opslag gebruiken in de cloud. Dit is onderdeel van de dienst SharePoint binnen Office 365. Als app kan OneDrive deze data beschikbaar maken op jouw pc, laptop of mobiele device (mits je de juist rechten hebt). Je kunt de data zelfs synchroniseren en meenemen of er live mee samenwerken met collega’s. Als app zorgt OneDrive dat je data beschikbaar is om te gebruiken en wanneer jij dat wilt. Online of gesynchroniseerd op je laptop zodat je in de trein verder kunt werken.
Maar… Als dienst krijgt je ook online 5TB (5.000GB) persoonlijke opslag online met OneDrive. Gemakkelijk jouw data synchroniseren met de cloud – bijvoorbeeld je Bureaublad, Mijn documenten, Mijn afbeeldingen van je laptop of pc. Met alle technieken binnen Office 365 raak je nooit meer data kwijt. Denk aan automatisch versiebeheer, eDiscovery, litigation hold en nog veel meer! Hier vertellen wij later een keer meer over of geef ons een belletje en laat je goed informeren.
And this is where the magic happens: met de applicatie op jouw pc of laptop kun je data beschikbaar maken en synchroniseren van je persoonlijke opslag én de bedrijfsdata. Stel dat je in een team werkt aan een project en daar bepaalde documenten voor hebt, zoals notulen of offertes. Deze kun je dan opslaan op de bedrijfsopslag en beschikbaar maken voor de betrokken personen. Zo kan iedereen samenwerken in Office documenten zonder dat er meerdere versies komen of dat het document alleen vanaf één bepaalde computer beschikbaar is. Ook handig: je kunt meteen een back-up maken van jouw accountdata, zoals de documenten op je Desktop, je Documenten en Afbeeldingen. Zo wordt data kwijtraken écht verleden tijd.
The power of OneDrive
OneDrive is dus ontzettend krachtig en onmisbaar omdat je altijd en overslag veel opslag tot je beschikking hebt – veilig en simpel. Met de applicatie is een internetverbinding niet eens nodig. Door de synchronisatie kun je documenten gewoon openen zoals je normaliter ook bestanden vanaf je pc of laptop zou openen. Tijdens je lange treinreis kun je dus gewoon lekker doorwerken en zodra je weer internet hebt, worden de wijzigingen doorgevoerd. Het allerfijnste: delen is simpel en je kunt niks kwijtraken, waardoor je ook geen wildgroei van online opslag krijgt zoals Dropbox, Google Drive en dergelijke.
Omdat veiligheid hoog bij ons in het vaandel staat, lichten wij graag nog even toe hoe goed dat allemaal geregeld is bij OneDrive. Alle beveiliging en compliance op je bedrijfsdata wordt netjes beheerd door jouw IT-partij, omdat OneDrive onderdeel is van je Office 365 abonnement. Jouw data is veilig door encryptie van data, veilige verbindingen en MFA. Al jouw data voldoet aan jouw ingestelde rechten en bijvoorbeeld GPDR. Dat zit dus wel goed!
Dit is wat OneDrive allemaal kan
If you are still not completely convinced, then we would like to convince you with some OneDrive fun facts. Also fun for an Office 365 trivia pub quiz.
- Je kunt wijzigingen in documenten live zien. Je ziet dus wanneer jouw collega iets toevoegt of weghaalt in de notulen van de meeting waar jullie in zitten.
- Versiebeheer is beschikbaar, waardoor je alle stappen in een document kunt bekijken of herstellen. Wel zo handig wanneer je per ongeluk een hele paragraaf hebt verwijderd. Dit is beschikbaar voor Word, Excel en PowerPoint. De 50.000 iteraties die wij voor je instellen zullen vast genoeg zijn.
- Er zijn twee prullenbakken die op een heel kwartaal (90 dagen) staan. De eerste bedien jij zelf en de tweede bedienen wij voor jou. Kwijtraken is dus echt verleden tijd.
- Toch iets kwijt? Eigenlijk niet, want door de cloud opslag kunnen wij oneindig al jouw data terughalen zonder dat je hier een extra abonnement of dienst voor nodig hebt.
- It is clear where all business data is located, who has access to it and who works in it.
Want to get started with OneDrive?
Overtuigd? Yes! Wij helpen je graag om de eerste stappen te zetten om met OneDrive aan de slag te gaan. Want moeilijk is het niet, maar er moet wel een beginnetje gemaakt worden. Bel ons even op 010-2121806 of mail naar info@limenetworks.nl. Wij gaan graag mee op deze reis met jou.
Veelgestelde vragen over Modern Werken?
Is your question not listed? 1 email or 1 phone call is enough to get it answered. 010-2121806 | info@limenetworks.nl
Zeker. Office 365 kent veel technieken die zorgen voor beveiliging van toegang, aanpassen of delen van data. Ook het sturen en controleren van deze processen zijn onderdeel van het ecosysteem om te kunnen voldoen aan regelgeving. Wil je hier meer van weten of eens zien hoe dit werkt? Wees vrij om ons te bellen voor een afspraak.
Through engagement and responsibility. By empowering you to work with engagement and responsibility, barriers to working together are reduced or eliminated. By including people in the planning, changes and what is possible, you give energy instead of change. We help you with the process and involving people/employees in modern collaboration. This way you let technology work for you and not against you. This shifts you from 'having to work together' to 'being able to work together efficiently'.
Cooperation is something that people do, not technology. Modern Work is not about people, but about removing the barriers that technology creates or used to create. By removing these barriers, you can really work together efficiently. So see Modern Working as a tool and especially as a catalyst.
Having a single hub/application allows you to communicate, work with data and applications as a team. Adding communication to your data makes for true collaboration - wherever you are in the world and at any time. No barriers. All you need is a working internet connection.
Yes! Invite people to read files or even participate in creating the content. You can also invite external parties in Teams and/or Channels to become part of your productivity. You can determine what they can do in your environment (read, create, take control). As a company, you can influence whether or not you want this. In the Office 365 Compliance overview you can see which data is available to whom.
Je kunt een prima teamspeler zijn door te werken in Outlook, Word, Excel en al je bedrijfsapplicaties. Je hindert niemand en je bent productief. Wil je echter samenwerken en efficiënter met collega’s en/of externen werken, dan is het werken in Microsoft Teams fijn, handig en werkt prettig. Dat mag zelfs online zonder te werken op je eigen pc of device. Niks moet.
First of all, we help you with information about what it is, how it can work for you and we show you how it works in practice. With thorough planning, we help you with the technology and give you direction and concrete help on how to start and staff with change. After that, we help you with daily support for questions, breakdowns and changes.
Microsoft Teams is an application that is part of Office 365. You can use it to communicate (chat, audio, video), access your business (team) data and connect to other Office 365 applications. You can also connect to all kinds of external (cloud) applications, such as Trello, Asana, CRM, etc: Trello, Asana, CRM, PowerBI, Jira, and so on. Microsoft Teams is a hub for your daily work, communication and collaboration with others.
This is a cloud service provided by Microsoft. You can make use of various services and products depending on your subscription. The most well-known are:
- Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint etc.) on your pc, Mobile/Tablet or online
- Exchange mailbox online from 50-100GB
- 1TB opslag voor bedrijfsdata (per bedrijf) via SharePoint
- OneDrive for Business with 1TB storage per person for private use and pc backup
- Microsoft Teams for collaboration (chat, audio/video conferencing) and as a hub for data, applications and communication between various Office 365 components and external (cloud) software/services.
- Various online Apps for better collaboration and productivity: Planner, OneNote, To-Do, Stream, Sway and many more
- Microsoft Power Platform. Power Automate: automate tasks across all Office 365 components without programming skills
- PowerApps: build your own applications online to extend and customise Office 365 or to develop complete applications or connections to existing applications
Microsoft Teams is een applicatie die onderdeel is van Office 365. Je kunt hiermee communiceren (chat, audio, video), je zakelijke (team)data benaderen en connectie maken met overige Office 365 applicaties. Daarnaast kun je verbinding leggen met allerlei externe (cloud) applicaties zoals bijvoorbeeld: Trello, Asana, CRM, PowerBI, Jira, etc. Microsoft Teams is zo dus een verzamelplek voor je dagelijkse werk, communicatie en samenwerken met anderen.
Where should we start? It is of course very personal, but to name the core you will mainly work together and more efficiently. You work together in Teams, where you work with data, communication, applications and information from various sources. You'll work more efficiently because you can work anywhere, on your workstation or mobile phone. With the addition of Microsoft Teams, you see that many sources of information come together in one ecosystem. With Office 365, you have a platform with many applications (in addition to the standard Office Suite that we are all familiar with) that give your productivity a boost because they directly affect your data and way of working. Call us for a demo and we will show you what it looks like in practice.
Backup is an old-fashioned limited way of securing your data. You can do much better. Let your cloud service fulfil this role. Think version control (see for yourself what happens to documents and/or data), retention (go back in time and secure data as it once was) or retaining transaction-based data about how you work.
If you work in the cloud, then that is the basis for your data. With Office 365, for example, your data is safe in the cloud at Microsoft. Think of Azure, Microsoft's cloud platform. Think also of SharePoint (don't worry... it's only used as storage... you don't have to work with it) and OneDrive to make your data available everywhere.
Employees and change... that's always something to think about. With a transition to Modern Working, we include this in our working method. Through customer engagement, we take you and your employees along in the changes. With e-mails, relevant information and training, we ensure that everyone knows what is going to happen. By giving employees more responsibility over the way they work and letting them work in teams, a connection is quickly created. You could almost say that benefits are the engine of success. If you have employees who don't want all this, of course you can. You can always keep working in the 'old' way with your data, but then you miss all the benefits.
Nee. Het gaat niet om cloud of servers, maar om een idee van werken. Wel weten wij uit ervaring dat werken in de cloud stukken makkelijker is. Sterker nog, het onderhouden van een serverpark met alle randzaken (uptime, beveiliging, back-ups, continuïteit, beschikbaarheid etc) is veel duurder. Door bijvoorbeeld met Office 365 en andere office 365 applicaties maak je snel een frisse start.
Ja. Met ‘secure by design’ staat veilig werken bij Lime Networks voorop. Wij zorgen dat je data veilig staat (ook in de cloud) en dat de weg naar je data ook veilig is. Je hoeft je geen zorgen te maken over de beschikbaarheid en integriteit van je data. Met retentie en versioning van data kun je fouten maken zonder dat dit impact heeft op de organisatie.
Once the background is in place, you're ready to go. Whether you work on your Apple laptop in a coffee shop, on your iPad at home or with a Microsoft workstation in the office. You can work with virtually any solution anywhere. That is the essence of modern working. No complicated security. It is simple and cleverly arranged. Employees can get to work without any problems and do not have to worry about security or data. With an internet connection, you can work immediately, even if you are not working on your own pc.
That depends very much on the chosen solution and whether you are already working with certain solutions. As an example: if you already work with Office 365, then you already have a licence that allows you to work in a modern way. So in fact, it costs nothing. Of course, you need to set up and secure everything, engage your staff and have a training course at the office (1 to 2 hours) for a fresh start. The costs of this are still manageable. Especially when you see how much more effective you will be working together with your colleagues! Oh yes; once you have started, we are there for you with answers and help for your questions and problems. Our skilled helpdesk is always ready for you.
Actually, Modern Work is the next step in efficient cooperation. In fact, every organisation is ready for it. Of course, we are happy to explain the effect on your organisation and give you customised advice - whether you work in production, have a consultancy firm or are in financial services.
Collaborate anywhere, anytime, without technical limitations.
